اگر بخواهیم به گذشته و نحوه ی دسترسی به بایگانی ها در ادارات و سازمان ها نگاهی بیندازیم، می توانیم تعداد زیادی از کارکنانی را تصور کنیم که در محیط اداری با چرخ دستی هایی پر از پرونده، اسناد و مدارک در گردش هستند.

آن ها، این چرخ دستی های سنگین را حمل می کنند، به اتاق مطالعه در طبقه ی بالا می روند و یا با همان چرخ دستی های سنگین، به طبقه ی پایین در راهروهای طولانی بازیابی اسناد برمی گردند.

اما امروزه، می بینیم که در مکان های نگهداری اسناد و مدارک فقط کافیست دو کارمند حضور داشته باشد، برخی از آن ها ممکن است حتی پاره وقت هم باشند.

تا حدی، این داستان به سادگی منعکس کننده تغییرات گسترده تری در شغل است که ماشین ها سهم فزاینده ای از حجم کار را بر عهده می گیرند. اما با چنین تغییرات ساختاری برای کارکنان، این سوال باقی می‌ماند که آیا سیستم‌های دستی موجود برای شیوه‌های کاری فعلی و سطوح کارکنان در مخازن بایگانی ما مناسب هستند یا خیر؟

استفاده از کمد بایگانی ریلی با تکنولوژی مکانیکی یک فناوری کاملا قابل قبول در این مرحله است که کمد بایگانی الکترونیکی بعد از آن توانسته است محدودیت های فناوری دستی موجود در آن را آشکار و برطرف سازد.

بنابراین معرفی سیستم های الکترونیکی می تواند یک راه حل باشد. مسلماً در سال های گذشته سیستم های الکترونیکی نسبتاً گران بوده اند. اخیراً، فن‌آوری مدرن هزینه‌های قطعات را به حدی کاهش داده است که تفاوت کمی بین هزینه‌های یک کمد بایگانی ریلی مکانیکی و سیستم برقی وجود دارد.

 

آیا کمد بایگانی ریلی الکترونیکی ایمن است؟

بهبود ایمنی یکی از دلایل اصلی این است که بسیاری از کتابخانه‌های دانشگاهی سیستم‌های الکترونیکی را برای استفاده دانشجویان به عنوان قفسه بندی کتابخانه انتخاب می‌کنند. سیستم‌های الکترونیکی مدرن اغلب دارای حسگرهای مادون قرمز هستند که با تشخیص مانعی در راهرو، توقف خودکار را فعال می‌کنند و تعدادی نیز دارای یک خاموش کننده خودکار در درایو موتور هستند. حتی کتابخانه های عمومی که از نصب کمد بایگانی ریلی دستی در مناطق عمومی خودداری می کردند، از جنبه ایمنی سیستم های الکترونیکی متقاعد شده اند و شروع به نصب قفسه ریلی برای دسترسی عمومی کرده اند. مصرف برق کم است و سیستم های الکترونیکی با ولتاژ پایین کار می کنند.

 

قدرت تکنولوژی در قفسه بندی ریلی الکترونیکی

سیستم‌های قفسه بایگانی هوشمند جدیدتر را می‌توان با ویژگی‌های اضافه ایی مانند پارک شبانه که در آن قفسه‌بندی به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده است که قفسه‌ها را در شب از هم جدا کنند تا گردش هوا بهتر شود، نصب می کنند. سیستم های الکترونیکی را می توان با روشنایی خاموش-روشن خودکار یکپارچه نصب کرد، در نتیجه هزینه های روشنایی و مصرف کلی انرژی را کاهش می دهد. سیستم‌های الکترونیکی حتی می‌توانند با نرم‌افزار مدیریت اسناد و RFID ادغام شوند، شناسایی و بازیابی مکان را تسریع کنند، به بهبود نرخ انتخاب و کاهش زمان کار کمک کنند.

 

همه چیز درباره کمد بایگانی ریلی

· قفسه بندی باید به گونه ای طراحی شود که تهویه کافی را فراهم کند و اجازه حرکت آزاد هوا در اطراف فایل ریلی را بدهد تا اطمینان حاصل شود که هوای کهنه یا رطوبت، خطری برای اسناد و مدارک بایگانی شده ایجاد نمی کند.

·سطح پایین قفسه باید حداقل ۱۵۰ میلی متر از زمین فاصله داشته باشد.

· سیستم‌های بایگانی باید دارای روزنه‌های شفاف و بدون مانع باشند تا اطمینان حاصل شود که تمام گیره‌های قفسه در ساختار قفسه‌بندی پنهان شده‌اند و از قاب بیرون نمی‌زنند تا به چیزی مثل اقلام ارزشمند برخورد نکنند.

 

• هر دهانه کمد باید یک شکاف ۵۰ میلی متری از بالای اسناد بایگانی شده تا سطح زیرین کمد بایگانی بالا داشته باشد.
• در حالت ایده‌آل، قفسه‌ها باید به صورت دستی روی زمین ۲۵ میلی‌متری قابل تنظیم باشند تا واحدهایی با اندازه و شکل‌های مختلف را در خود جای دهند.
• لبه جلویی هر قفسه باید گرد یا چرخانده شود تا لبه تیز یا زاویه ای برای آسیب رساندن به اسناد، آسیب رساندن به افراد یا مانع از برداشتن یا تعویض اسناد وجود نداشته باشد.
• همه قفسه ها باید دارای برچسب گذاری برای شناسایی واضح زونکن های بایگانی شده باشند.
• قاب‌های باز در ساختار طبقه های کمد بایگانی ابزار ترجیحی برای ساخت و ساز برای اطمینان از جریان هوا هستند.
• دیوارهای جانبی با سوراخ ها برای نگهداری کاغذها و پرونده های شل و افتاده مناسب هستند.
• نورپردازی باید ۳۰۰ میلی متر بالاتر از بالای اسناد بایگانی شده باشد، زیرا قرار گرفتن در معرض نور و گرما می تواند به اسناد آسیب برساند.
• برای کمد بایگانی ریلی، باید حداقل ۲۵ میلی‌متر فاصله بین قفسه‌های متحرک وجود داشته باشد، که اجازه می‌دهد
• گردش هوا خوب باشد.
• و سیستم های اطفاء حریق برای گردش موثر گاز در مواقع اضطراری درست عمل کنند.
• هنگامی که پایه های متحرک در مقابل یکدیگر بسته می شوند، باید به گونه ای طراحی شوند که اطمینان حاصل شود که تمام انبارها در داخل قفسه قرار می گیرند و توسط یک دستگاه متحرک مجاور خرد نمی شوند.
• چرخ‌های دستی فشاری باید به‌طور ایده‌آل در انتهای عملیاتی سیستم نصب شوند تا اطمینان حاصل شود که پرسنل می‌توانند کمدهایی را برای دسترسی قفل کنند، بدون ترس از آسیب ناشی از حرکت متحرک مجاور که راهرو را می‌بندد.
• در حالت ایده‌آل، دستگاه‌های ضد نوک باید در پایه متحرک تعبیه شوند تا از هرگونه واژگونی احتمالی یک واحد قفسه‌بندی جلوگیری شود. بعید است که این واحد صاف شود، اما می تواند به آرشیوهای بالقوه با ارزش آسیب برساند.
• عرض راهروهای کمد بایگانی ریلی نباید کمتر از ۷۵۰ میلی متر باشد، هرچند که اوژن سیستم جهان ۹۰۰-۱۰۰۰ میلی متر را ترجیح می دهد تا از وجود فضای کافی برای مانور هنگام دسترسی به سطوح پایین قفسه اطمینان حاصل کند.
• باندهای اصلی نباید کمتر از ۱۱۰۰ میلی متر از چرخ دستی تا دیوار یا مانع مجاور فاصله داشته باشند و در صورت وقوع آتش سوزی راه فرار کافی را فراهم کنند.