همه می دانند که جلسات غیر ضروری، بدترین بخش هر روز کاری هستند. اما برای جلساتی که باید اتفاق بیفتند، برگزاری آن ها در اتاق کنفرانسی که به خوبی طراحی شده و با ابزارهای صحیح تجهیز شده باشد، می تواند تفاوت بزرگی را در تلاش برای انجام کارها ایجاد کند.
جلسات، جزئی اجتناب ناپذیر از روز برای همه کارمندان هستند با این حال ۴۶ درصد از کارمندان فکر می کنند برخی از جلسات باعث اتلاف وقت می شوند. برخی از این مشکلات را می توان با طراحی سالن کنفرانس اداری هوشمند حل کرد. با ایجاد فضای مناسب، می توانید بر رفتار کارکنان خود تأثیر بگذارید.
اگر در ادامه مقاله با ما بمانید، پی خواهید برد که فضاهای بهتر برابر با کیفیت کار بهتر هستند، پس بخوانید تا یاد بگیرید چگونه می توانید اتاق کنفرانس مدرن تری طراحی کنید که عالی به نظر برسد و کارایی بیشتری داشته باشد. بنابراین در پایان متوجه خواهید شد که در واقع سالن کنفرانس چیست؟
اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه چیست؟
در آفیس اسنپ شات از اصطلاح اتاق جلسه برای تعیین اتاق هایی استفاده می شود که جلسات در آنجا برگزار می شوند، اگرچه در سطح جهانی اتاق کنفرانس و اتاق جلسه به جای یکدیگر استفاده می شوند. هنگام دسته بندی عکس های پروژه اتاق کنفرانس، این فضاها را بر اساس اندازه و رسمی بودنشان متمایز می کنند. این اتاق ها را می توان به سه دسته زیر طبقه بندی کرد:
- اتاق کنفرانس کوچک: اتاق های اجتماعات با ظرفیت ۶ نفر یا کمتر
- سالن کنفرانس بزرگ: سالن های اجتماعات با ظرفیت ۷ نفر یا بیشتر
- اتاق کنفرانس: اتاق های جلسه که بیشتر رسمی هستند و مختص مدیران اجرایی می باشند.
نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس
در ادامه ویژگی هایی که باید در طراحی اتاق کنفرانس در نظر بگیرید را بیان می کنیم.
۱. طراحی را با تعریف عملکرد اتاق شروع کنید.
اتاق های جلسه باید محیط هایی خاص و منحصر به فرد باشند که نیاز کارکنان را به طور کامل برآورده سازند. طراحی اتاق مدیریت، طراحی اتاق کارمندان، بخش های مخصوص برگزاری جلسات و … همگی نیاز به ایده خاصی دارند که این محیط ها را از یکدیگر متمایز می سازد. در ادامه چند نوع اتاق اداری متداول برای کمک به تشریح این مفهوم آورده شده اند:
۲. اتاق های جلسه کوچک مدرن به سبک باجه تلفن
باجه های تلفن، مکان بسیار خوبی برای مکالمات شخصی ۱ به ۱ هستند. این امر به ویژه در محیط های کاری نیز صادق است. آن ها می توانند فضا های بسیار خوبی برای گفتگوی مدیر و کارمند و یا تماس کارکنان با فروشندگان و مشتریان باشند. این اتاق ها از حداقل مبلمان اداری برخوردار می باشند. معمولا یک میز کوچک و یک یا دو صندلی نیز در آنجا موجود است.
۳. اتاق کنفرانس بزرگ
اتاق های کنفرانس، محیط بزرگ تری نسبت به اتاق تماس می باشند، اما همچنان طوری طراحی شده اند که یک محیط صمیمی و متمرکز باشند. این اتاق های کنفرانس کوچک فضایی برای ۴ تا ۸ نفر و یا شاید هم ۱۲ نفر را فراهم می کنند. این اتاق ها برای برگزاری جلسات فکری متمرکز و یا بررسی روند کاری بسیار عالی هستند.
اتاق های کنفرانس معمولاً با یک میز کارگروهی و کنفرانس معمولی، صندلی های متحرک و وسایل جانبی برای پشتیبانی از سایر عملکردها مانند تخته های سفید، تلویزیون های بزرگ و تجهیزات کنفرانس از راه دور مبله می شوند.
۴. اتاق جلسه شیک با نورپردازی مناسب
این ها اتاق ها، محیط های کنفرانس بزرگی هستند که برای رویداد های بزرگ تر طراحی شده اند. جلسات با مشتری یا هیئت مدیره، گردهمایی های بخش ها و سایر فعالیت های حیاتی کارکنان در آن ها برگزار می شوند. این اتاق ها برای ۱۰ الی ۲۰ نفر ساخته شده اند و نسبت به دیگر بخش ها از طراحی قابل توجه تری برخوردار می باشند.
از این رو شما می توانید آن ها را با مبلمان اداری با کیفیت بالا تجهیز کنید. این اتاق ها معمولا جلسات طولانی را تسهیل می کنند، بنابراین علاوه بر الزامات فنی، ممکن است به یک پیشخوان بوفه یا روشی برای ارائه تنقلات و نوشیدنی ها به مهمانان نیاز داشته باشید.
۵. به الزامات فنی فکر کنید.
یک اتاق کنفرانس مدرن بدون تکنولوژی روز هیچی نیست. قبل از شروع طراحی زیبایی شناسی، مطمئن شوید که الزامات تکنولوژی واضح را مستند کرده اید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید به طور منظم از شرکت کنندگان راه دور برای برقراری ویدیو کنفرانس دعوت کنید، باید مطمئن شوید که محیط شما مجهز به دوربین های کافی و نمایشگرهای بزرگ و به روز می باشد. این مقدار تجهیزات منجر به تعداد زیادی کابل می شود که باید در طراحی شما لحاظ شوند.
۶. تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا
اتاق های کنفرانس همچنین نقش مهمی در تسهیل همکاری موثر خواهند داشت. شما باید اطمینان حاصل کنید که از فناوری پشتیبانی از ویدئو کنفرانس برخوردار هستید. بلندگو در سراسر اتاق و میکروفون کافی برای ضبط صدا لازم است.
همینطور فناوری های لازم باید طوری قرار گیرند که هر کسی در اتاق بتواند به راحتی چهره ها و متن را روی اسلایدها ببیند. از آنجا که بسیاری از کارمندان اطلاعات را با لپ تاپ خود نمایش می دهند، اتاق کنفرانس باید به تجهیزات مربوطه مجهز باشد.
۷. تخته های سفید استفاده کنید.
اگر اتاق شما نیاز به پشتیبانی از طوفان فکری دارد، باید نحوه استفاده از فناوری همکاری را در نظر بگیرید. امروزه، تخته های سفید تعاملی وجود دارند که می توانند نسخه دیجیتالی را با شرکت کنندگان از راه دور به اشتراک بگذارند. تخته های سفید فضای زیادی از دیوار را اشغال می کنند که می توانند مانع طراحی شوند، بنابراین نحوه نگهداری آن را در صورت عدم استفاده در نظر بگیرید.
۸. توجه به ظرفیت و انعطاف پذیری اتاق
امکانات اتاق جلسه می تواند ثابت باشد مانند تلویزیون نصب شده به دیوار و یا مانند صندلی های چرخ دار ممکن است، انعطاف پذیر باشند. شما می توانید برای طراحی این بخش ها با کارشناسان این حوزه تماس بگیرید.
چه تجهیزاتی در اتاق کنفرانس باید باشد؟
جدا از نامگذاری قراردادها، ابزارها و تجهیزات ارائه شده می توانند استفاده از طرح اتاق کنفرانس را لذت بخش و یا به یک فاجعه مطلق در انتظار وقوع تبدیل کنند. در ادامه چند فکر و ایده برای تجهیزات اتاق کنفرانس وجود دارد:
- نشستن: برای جلسات طولانی تر ممکن است به صندلی اداری راحت تر و ارگونومیک تری نیاز داشته باشید. این در حالی است که برای جلسات کوتاه تر ممکن است حتی نیازی به نشستن نباشد، زیرا برخی از شرکت ها، جلسات خود را کوتاه انتخاب می کنند. همچنین می توانید نیمکت های لوکسی را در اطراف محیط اتاق کنفرانس اضافه کنید تا در مواقع لزوم به افزایش حداکثر تعداد افراد کمک کنید.
- سطوح کاری: بیشتر بخش های شرکت ها به یک میز اداری نیاز دارند، اگرچه برخی از گزینه های جایگزین ممکن است شامل میز های لپ تاپ کوچک تر باشند.
- تجهیزات مشارکتی: ویدئو کنفرانس، نمایشگر های اتاق و سطوح نوشتاری مانند تخته سفید یا تخته سیاه لازم است. سیستم های برنامه ریزی اتاق های جلسه نیز بسته به اندازه سازمان شما می توانند مهم باشند.
- حریم خصوصی: برخی از اتاق های کنفرانس به حفظ حریم خصوصی بهتری نیاز دارند و ممکن است از پنجره یا پرده هایی برای بهبود جداسازی اتاق ها استفاده کنند. پارتیشن اداری باکیفیت با نگه داشتن صدا در داخل یا خارج اتاق برای بهبود تمرکز و همچنین کیفیت ویدئو کنفرانس نقش مهمی ایفا می کند.
۷ ایده برای طراحی اتاق کنفرانس مدرن
اکنون که در مورد اهمیت اتاق های کنفرانس و اینکه چگونه می توانند بر کارمندان شما تأثیر بگذارند، صحبت کردیم، اجازه دهید به برخی از نکات و گرایش های طراحی که به شما در طراحی یک اتاق کنفرانس مدرن کمک می کند، نگاهی بیندازیم.
۱. قرار دادن میز و صندلی
فضای اتاق جلسه مدرن با قرار دادن صندلی های زیبا در اطراف یک میز کنفرانس بزرگ ایجاد می شود. این در طرح سالن کنفرانس سبب می شود تا همه شرکت کنندگان از دسترسی یکسان به میز برخوردار باشند. این امر حس همکاری و ارتباط موثر را تقویت می کند. این ایده برای اتاق های کنفرانس تیمی عالی است.
۲. استفاده از دیوارهایی با طرح های هنری
اتاق های جلسه نباید کسل کننده باشند. با متمایز کردن مضامین اتاق های جلسه، فضای جذاب و بیشتری کنید. این ممکن است به سادگی رنگ مناسب برای اتاق کنفرانس باشد، یا می تواند به ویژگی های خاص شرکت، فرهنگ یا شهر شما مرتبط باشد.
۳. طراحی آکوستیک
یکی از بزرگترین روندهای سال ۲۰۲۱ طراحی آکوستیک تطبیقی است. به خصوص برای کمک به اطمینان از اینکه شرکت کنندگان از راه دور می توانند صدای سخنرانان را به خوبی بشنوند. در صورت امکان، هنگام برنامه ریزی مکان های ملاقات، استانداردهای طراحی اتاق کنفرانس با آکوستیک را در نظر بگیرید. اگر این امکان وجود ندارد، کاشی های آکوستیک و پوشش های دلپذیر همچنان می توانند فضا را به درستی درمان کنند.
۴. استفاده از رنگ های مناسب
رنگ های شرکت شما تقریباً به طور قطع باید منحصر به فرد باشند. وارد کردن رنگ های برند شما می تواند به تقویت فرهنگ سازمان کمک کند و تأثیری جسورانه بر هر بازدیدکننده ای بگذارد.
رنگ های سرد حس آرامش را به ارمغان می آورند، رنگ های روشن و جسورانه می توانند انرژی شرکت کنندگان در جلسه را افزایش دهند. رنگ های پاستلی و خنثی می توانند اتاق شما را تازه و مدرن کنند، در حالی که رنگ های تیره احساس کلاسیک تر و جاودانه تری ایجاد می نمایند.
۵. حفظ فضای باز
اتاق های شلوغ حس ذاتی فشار و ناراحتی را به همراه دارند. این باعث می شود مردم بخواهند آن جا را ترک کنند البته این می تواند برای برخی از انواع جلسات خوب باشد. اطمینان از داشتن فضای کافی، روحیه را شاد می کند و فرصت هایی را برای استفاده بهتر از اتاق فراهم می آورد.
۶. بهره وری از نور طبیعی
روشنایی دفتر برای شادی کارکنان بسیار مهم است. هیچ چیز مانند لامپ فلورسنت باعث ایجاد احساس سردی و گرفتگی در دفتر نمی شود. پنجره ها راهی عالی برای وارد کردن نور بیرون هستند. انتخاب کفپوش مات و غیر انعکاسی و تزئین دیوار با رنگ های روشن نیز به شما کمک می کند تا از نور طبیعی خود نهایت استفاده را ببرید.
۷. تزئین دیوارها با آجر
علی رغم همه صحبت ها، بخشی از زیبایی شناسی طراحی داخلی اتاق کنفرانس مدرن، احترام به دکوراسیون اتاق کنفرانس قدیمی است. این به فضای کلی دفتر شما بستگی دارد، اما یک دیوار آجری در معرض دید به فضای جلسه شما حسی مدرن و منحصر به فرد می دهد.
سخن پایانی
اکنون که اهمیت یک اتاق کنفرانس مدرن متفکرانه را درک کرده اید و نکاتی را در اختیار دارید، وقت آن رسیده است که شروع کنید. از این پس می توانید با انتخاب بهترین روش و ایده ها، از محیط طراحی شده اتاق کنفرانس خود نهایت لذت را ببرید. امیدواریم این مقاله از وبسایت ساجیران مفید بوده باشد.
منبع:
جواد عظیمی
۰۳-۰۸-۱۴۰۲چقد خوبین شما
امین محمدی
۲۴-۱۱-۱۴۰۱با متحتوان میتونم یک اتاق کنفرانس خوب داشته باشم مطالبتون خیلی مفید بود ممنون