بهرهوری یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین عوامل در موفقیت سازمان‌ها و کسب‌وکارهای گوناگون به حساب می‌آید که توجه به آن در دنیای رقابتی امروز بیش از پیش حائز اهمیت شده است. با افزایش بهرهوری در اداره‌ها و کسب‌وکارهای مختلف، می‌توان عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشید و هزینه را کاهش داد. همچنین، آمار رضایت مشتریان را نیز بیشتر کرد. اگر علاقه‌مندید که بدانید بهره وری چیست و در مورد این مفهوم اطلاعات بیشتری کسب نمایید، از شما دعوت می‌کنیم که در ادامه این مقاله با ساجیران همراه باشید.
بهره وری چیست؟
در تعریف بهره وری و کارایی می‌توان گفت هنگامی که شاخص‌های برنامه‌ریزی با مدت زمان در نظر گرفته شده برابر باشند، نتیجه‌ای مطلوب به دست می‌آید و به این روند اصطلاحاً بهرهوری می‌گویند. از جمله شاخص‌های موثر در میزان بهرهوری می‌توانیم به مدت زمان تولید یک محصول، برنامه‌ریزی دقیق، تحویل در موعد مقرر، رسیدگی به شکایات مشتریان، کیفیت بالای محصول یا خدمات و… اشاره داشته باشیم. به بیان دیگر، بهرهوری به نسبت خروجی به ورودی در یک سیستم اشاره دارد. زمانی که میزان تولید یا خدمات ارائه شده نسبت به منابع مصرف شده نظیر زمان، نیروی انسانی و سرمایه بیشتر باشد، به این معناست که بهرهوری افزایش پیدا کرده است. به طور خلاصه، بهرهوری به دستیابی به نتایج بیشتر با کمک منابع کمتر و بهینه‌سازی در استفاده از منابع موجود اشاره دارد.
بهرهوری به معنای کارآمدتر شدن فرایندها، کاهش اتلاف منابع و افزایش کیفیت کارها است. افزایش بهره وری به کسب‌وکارهای سازمانی و اداری کمک خواهد کرد تا بتوانند عملکرد کلی خود را بهبود بخشند؛ البته عوامل مختلف بر افزایش بهرهوری در سازمان موثر است که در ادامه با آن‌ها آشنا خواهیم شد:
- مدیریت بهینه زمان: با مدیریت درست و اصولی زمان در اداره، کارکنان می‌توانند وظایف خود را بسیار سریع‌تر و با دقت بالاتری به انجام رسانند.
- تجهیزات و تکنولوژی کاربردی: برای تسریع و سهولت در انجام امور، لازم است که سازمان‌ها از ابزارها و تکنولوژی‌های جدید بهره ببرند.
- فضای کاری مناسب: یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر کارایی کارکنان و افزایش بهره وری آنان، طراحی و دکوراسیون فضای اداری است.
- آموزش و ارتقای مهارت‌ها: افرادی که به صورت مداوم در حال آموزش دیدن باشند، توانایی و مهارت بسیار بهتری در هنگام انجام وظایف از خود نشان خواهند داد.
- انگیزه و ایجاد حس رضایت در کارکنان: یکی از مهم‌ترین عواملی که می‌تواند سبب افزایش میزان تعهد کارکنان شود و بهرهوری آن‌ها را بهبود بخشد، تشویق و ایجاد انگیزه در آن‌ها است.
اهمیت بهره وری در ادارات
اکنون که می‌دانیم بهره وری چیست و با عوامل موثر بر افزایش آن آشنا شدیم، در این بخش به بررسی اهمیت بهرهوری در ادارات خواهیم پرداخت. بهرهوری، در سازمان‌ها و اداره‌ها نقش بسیار پُر رنگی از جهت موفقیت کسب‌وکار ایفا خواهد کرد. افزایش بهرهوری نه تنها منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه افزایش کیفیت خدمات و افزایش رضایت کارکنان را در پی خواهد داشت. از جمله اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزیت‌های افزایش بهرهوری در ادارات می‌توانیم به بیشتر شدن توان رقابتی اداره، کاهش هزینه‌های عملیاتی و مصرف منابع، بهبود و ارتقای کیفیت محصولات و خدمات، افزایش انگیزه و خدمات ارائه شده و در نهایت افزایش کارایی و سرعت انجام کارها اشاره داشته باشیم.
موثرترین روش‌های افزایش بهره وری چیست؟
ما می‌دانیم که بهره وری چیست و با نقش مهم آن در ادارات نیز آشنایی داریم. برای افزایش میزان بهرهوری در ادارات می‌توان از روش‌های گوناگونی استفاده نمود که در ادامه با مهم‌ترینِ آن‌ها آشنا خواهیم شد:
۱. طراحی دکوراسیون مناسب فضای اداری
همان‌طور که گفته شد، طراحی دکوراسیون اداری از جمله مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار بر عملکرد کارکنان و بهرهوری آن‌ها محسوب می‌شود. یک دکوراسیون اداری مناسب می‌تواند در افزایش بهره وری کارکنان سازمان تأثیر بسیار زیادی داشته باشد. در نتیجه، برای طراحی دکوراسیون اداری باید به نکات زیر دقت شود. همچنن برای دریافت مشاوره در زمینه طراحی دکوراسیون اداری می‌توانید با کارشناسان مجموعه ساجیران تماس بگیرید.
- از رنگ‌های مناسب استفاده نمایید: با استفاده از رنگ‌های طبیعی در طیف روشن نظیر آبی و سبز می‌توان سطح استرس و فشار روانی را در محیط کاری کاهش داد و به تبع میزان تمرکز را بالا برد.
- نورپردازی باید به شیوه‌ای اصولی صورت بگیرد: فراموش نکنید که نور کافی می‌تواند بر روحیه و انرژی کارکنان تأثیر زیادی بگذارد؛ توصیه می‌شود که از ترکیبی از نور طبیعی و مصنوعی استفاده شود. البته، استفاده از پارتیشن اداری شیشه‌ای نیز می‌تواند سبب انعکاس و افزایش بیشتر نور در محیط گردد.
- فضای کاری باید چیدمانی منعطف داشته باشد؛ به این معنا که طراحی دفاتر با امکان تغییر و جابه‌جایی تجهیزات صورت گیرد تا محیط کاری پویاتر شود.
۲. انتخاب مبلمان و مبل مناسب اداری
با در نظر داشتن این که بهره وری چیست و افزایش آن در سازمان چه تأثیر مثبتی می‌تواند داشته باشد، لازم است تا با روش‌های بهبود سطح بهرهوری آشنایی پیدا کنید که یکی از این روش‌ها انتخاب مبلمان و مبل مناسب اداری است:
- صندلی اداری ارگونومیک: از صندلی‌هایی استفاده نمایید که قابلیت تنظیم دارند؛ چنین صندلی‌هایی از ایجاد درد در ناحیه کمر و گردن کارکنان جلوگیری خواهند کرد. برای خرید صندلی اداری و دریافت مشاوره رایگان می‌توانید با شماره‌های درج شده در سایت تماس بگیرید.
- میز اداری مناسب: میزهای اداری نیز باید قابلیت تنظیم داشته باشند و با رعایت اصول ارگونومیک طراحی شوند؛ به عنوان مثال میز اداری ساجیران در کنار داشتن طراحی فوق‌العاده جذاب خود، می‌توانند از خستگی کارکنان در زمانی که پشت میز نشسته‌اند، جلوگیری نمایند.
۳. آموزش و ارتقای مهارت کارکنان در سازمان
از دیگر مواردی که می‌تواند در افزایش بهره وری تأثیر شایانی داشته باشد، آموزش و ارتقای مهارت کارکنان است. همان‌طور که گفته شد، سرمایه‌گذاری روی آموزش کارکنان می‌تواند میزان بهرهوری آن‌ها و به تبع کل سازمان را افزایش دهد. به عنوان مثال، برگزاری دوره‌های آموزشی در رابطه با مهارت‌های شغلی، ارائه بازخوردهای سازنده به منظور بهبود عملکرد هر یک از کارکنان و همچنین استفاده از برنامه‌های توسعه حرفه‌ای می‌تواند منجر به ارتقای مهارت کارکنان سازمان شود. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با روش‌های بهبود سلامت روان کارکنان، مقاله سلامت کارکنان را مطالعه نمائید.
۴. استفاده از تکنولوژی‌های جدید و کاربردی
در هنگام توضیح این که بهره وری چیست، گفتیم که یکی از عوامل موثر بر افزایش بهرهوری استفاده از تکنولوژی‌ها و ابزارهای جدید است. فراموش نکنید که پیشرفت تکنولوژی بر بهرهوری سازمان‌ها تأثیر مستقیم می‌گذارد. به عنوان مثال، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نظیر Trello و Asana استفاده نمایید. علاوه بر این، پیشنهاد می‌شود از ابزارهای اتوماسیون اداری مثل CRM و ERP و پلتفرم‌های ارتباطی نظیر Microsoft Teams و Slack نیز بهره ببرید.
۵. ایجاد سیستم پاداش و تشویق
به منظور افزایش انگیزه و تعهد در کارکنان، باید در سازمان یک سیستم پاداش و تشویق به وجود آید. به عنوان مثال، ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و انگیزشی، برگزاری برنامه‌های تقدیر و پاداش برای افرادی که عملکرد برتر دارند، ارائه فرصت‌های رشد و ارتقای شغلی و… از جمله روش‌هایی هستند که منجر به تشویق کارکنان خواهند شد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله دانستیم که بهره وری چیست و با روش‌های افزایش آن در سازمان نیز آشنا شدیم. بهرهوری از جمله موثرترین و اصلی‌ترین عوامل در موفقیت سازمان‌ها و اداره‌ها محسوب می‌شود. برای افزایش سطح بهرهوری در سازمان‌ها می‌توان از روش‌های مختلفی نظیر طراحی دکوراسیون مناسب، استفاده از مبلمان ارگونومیک، آموزش و ارتقای مهارت کارکنان، استفاده از تکنولوژی‌های جدید و ایجاد یک سیستم موثر برای پاداش و تشویق کارکنان بهره برد. با استفاده از راهکارهایی که در این مقاله ارائه دادیم، می‌توانید سازمانی با عملکرد بهتر داشته باشید و به تبع رضایت کارکنان و همچنین مشتریان خود را بیشتر جلب کنید.
ساجیران؛ مجری طراحی دکوراسیون اداری و ارائه‌دهنده تجهیزات اداری
اگر قصد طراحی دکوراسیون اداری به صورت حرفه‌ای را دارید و دنبال یک تأمین‌کننده معتبر برای تهیه تجهیزات و مبلمان اداری مدرن باکیفیت می‌گردید، ساجیران مفتخر است که در این زمینه به شما یاری رساند. مجموعه ساجیران با تکیه بر تجربه و تخصص در حیطه طراحی دکوراسیون اداری و ارائه تجهیزات مدرن، می‌تواند در مسیر افزایش بهرهوری سازمان به شما کمک کند. برای کسب اطلاعات بیشتر از شما دعوت می‌شود که از فروشگاه ساجیران دیدن فرمایید. در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون خدمات اجرای دکوراسیون اداری می‌توانید همین حالا با کارشناسان مجموعه ساجیران تماس حاصل نمایید.
