بررسی اصول راه اندازی و تجهیزات سالن کنفرانس

سالن‌های کنفرانس از جمله مهم‌ترین بخش‌ها در هر شرکت و سازمانی به حساب می‌آیند که به منظور برگزاری جلسات، همایش‌ها و رویدادهای مختلف کارایی دارند. طراحی سالن کنفرانس به شیوه‌ای حرفه‌ای و کارآمد، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و همچنین توجه به جزئیات است. اگر علاقه‌مندید که با تجهیزات سالن کنفرانس، مراحل راه‌اندازی و اصول طراحی سالن همایش به طور جامع و کامل آشنا شوید و اطلاعات بیشتری پیرامون این موضوع کسب کنید، در ادامه این مقاله با ساجیران همراه باشید.

• آنچه در این مطلب می‌خوانید... نمایش

  1. 1 اتاق کنفرانس چیست؟
  2. 2 آیا اتاق کنفرانس همان اتاق جلسات است؟
  3. 3 تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟
  4. 4 سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس
  5. 5 اصول طراحی سالن کنفرانس و همایش
  6. 6 مراحل راه اندازی سالن کنفرانس
  7. 7 نکات مهم در طراحی سالن همایش و اتاق کنفرانس
  8. 8 ساجیران؛ مجری و طراح سالن کنفرانس + ارائه‌دهنده تجهیزات سالن کنفرانس

  اتاق کنفرانس چیست؟

  پیش از این که سراغ نحوه تجهیز اتاق کنفرانس برویم، در قدم اول باید کمی بیشتر با اتاق کنفرانس و ویژگی‌های آن آشنا شویم. در کل، منظور از اتاق کنفرانس، اتاقی است که از آن به منظور برگزاری جلسات، ارائه‌ها، مذاکرات و تعاملات گروهی بهره می‌برند. اتاق‌های کنفرانس به گونه‌ای طراحی می‌شوند که افراد بتوانند در یک محیط آرام و متمرکز به تبادل نظر و تصمیم‌گیری پیرامون موضوعات گوناگون بپردازند. از جمله ویژگی‌های برجسته اتاق‌های کنفرانس می‌توانیم به دکوراسیون حرفه‌ای و استفاده از تجهیزاتی با طراحی ارگونومیک اشاره داشته باشیم. اتاق کنفرانس یکی از فضاهای مهم در شرکت محسوب می‌شود که می‌تواند در تعیین آینده شرکت نقش موثری را ایفا نماید.

  کلیه تصمیمات مهم در این اتاق اتخاذ خواهند شد؛ به همین علت باید تجهیزات سالن جلسات یا کنفرانس را با دقت زیادی انتخاب نمود و طراحی این اتاق را به طور استاندارد و حرفه‌ای به انجام رساند. علاوه بر این، وجود این اتاق در شرکت می‌تواند از شلوغی و هرج‌ومرج به خوبی جلوگیری نماید؛ چرا که شما می‌توانید به راحتی و در هر شرایطی، از میهمانان مهم شرکت در این اتاق پذیرایی نمایید و بین محیط کار و پذیرایی تمایز ایجاد کنید.

• آیا اتاق کنفرانس همان اتاق جلسات است؟

  بسیاری از افراد اتاق جلسات و کنفرانس را یکسان می‌دانند؛ در حالی که بین این دو اتاق از جهات مختلفی تفاوت وجود دارد. هر دو اتاق برای اهداف مشابهی طراحی شده‌اند، اما می‌توانیم تفاوت‌های آن‌ها را در طراحی و کاربرد به طور خلاصه در موارد زیر به خوبی مشاهده کنیم:

  • ظرفیت: معمولاً اتاق کنفرانس نسبت به اتاق جلسه بزرگ‌تر بوده و ظرفیت بیشتری دارد. اتاق جلسه معمولاً گنجایش ۴ الی ۶ نفر را خواهد داشت.
  • تجهیزات: به طور معمول تجهیزات سالن کنفرانس نسبت به اتاق جلسات پیشرفته‌تر است. این دسته از سالن‌ها معمولاً به سیستم صوتی و تصویری، و همچنین نورپردازی حرفه‌ای‌تری مجهز هستند. برای آشنایی با نحوه صحیح نورپردازی، می‌توانید مقاله اصول نورپردازی را در سایت ساجیران مطالعه نمائید.
  • کاربرد: اتاق جلسات به دلیل ظرفیت کوچک‌تر، معمولاً برای بحث‌های داخلی و برگزاری جلسات کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع، مدیران داخلی معمولاً از این اتاق برای امور روزمره که نیاز به هماهنگی دارند، بهره می‌برند. در مقابل، اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی بزرگ‌تر، آموزش یا ارائه مطلب به تعداد بیشتری از افراد کارایی دارد.

  تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟

  برای تجهیز سالن همایش یا کنفرانس، لازم است که تجهیزات مورد نیاز را بشناسید و نکات مهم در مورد نحوه چیدمان هر یک از آن‌ها را نیز بدانید.

  نوع تجهیزات	نکاتی که باید بدانید
  سیستم صوتی و تصویری اتاق کنفرانس	· ویدیو کنفرانس: با کمک این سیستم فرد می‌تواند در زمان صحبت کردن، تصویر مورد نیاز را روی صفحه نمایش بزرگ با حاضران در جلسه به اشتراک بگذارد. ·       سیستم رای‌گیری: با کمک این سیستم، افراد می‌توانند بدون نیاز به کاغذ و اخذ رای، به صورت الکترونیکی رای خود را ثبت نمایند. ·       میکروفون اتاق کنفرانس: وجود میکروفون در اتاق کنفرانس ضروری است؛ با کمک میکروفون افراد می‌توانند در هنگام جلسه نظرات خود را به طوری که همگان آن را بشنوند، بیان کنند.
  صندلی کنفرانس	صندلی کنفرانس از جمله مهم‌ترین مبلمان اداری به حساب می‌آید که طراحی ارگونومیک آن حائز اهمیت است.
  میز کنفرانس	میزهای کنفرانس در مدل‌های مختلف دایره‌ای و مستطیلی در بازار موجود هستند که مدل مستطیلی به عنوان یک میز پرکاربرد با صفحه‌ای بزرگ و پهن شناخته می‌شود و می‌تواند بسیار کاربردی باشد. ابعاد استاندارد میز برای هر دو نفر حدوداً ۱۳۰ سانتی‌متر در نظر گرفته می‌شود.
  تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس	تجهیزاتی نظیر تلفن، وای‌فای، لپ‌تاپ، پرینتر، دستگاه فکس، بردهای هوشمند برای ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت فایل دیجیتال و وجود مانیتور و دستگاه‌های مربوطه برای هر فرد، از جمله تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس هستند.
  نورپردازی اتاق کنفرانس	بهتر است که در اتاق کنفرانس از نورهای قابل تنظیم و مناسب برای ارائه‌ها و فیلم‌برداری استفاده شود. با کمک پارتیشن‌های شیشه‌ای می‌توان نور طبیعی محیط را افزایش داد و از ایجاد کسالت و خستگی در افراد جلوگیری کرد. چراغ‌های سقفی و دیواری نیز می‌توانند روی روشن‌ شدن اتاق و پر انرژی شدن آن تأثیر داشته باشند.
  سیستم تهویه مطبوع	وجود سیستم‌های خنک‌کننده و گرمایشی برای حفظ راحتی در هنگام برگزاری جلسات نیز حائز اهمیت است.

   

  تجهیزات سالن کنفرانس انواع مختلفی دارد؛ از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به سیستم صوتی و تصویری، میز کنفرانس، صندلی کنفرانس، تجهیزات الکترونیکی، نورپردازی و سیستم تهویه مطبوع اشاره داشت.

  سبک‌های چیدمان اتاق کنفرانس

  اکنون که با تجهیزات سالن کنفرانس آشنا شدید، در این مرحله باید با سبک‌های چیدمان در این اتاق نیز آشنایی پیدا کنید:

  ۱. سبک هیئت مدیره

  این سبک طراحی به گونه‌ای است که مدیران ارشد در قسمت بالای میز اصلی خواهند نشست. معمولاً در این سبک از یک میز مستطیلی یا بیضی با فضایی با ظرفیت ۱۶ الی ۲۵ نفر استفاده می‌کنند. البته، ظرفیت این میز بر اساس ابعاد آن می‌تواند متغیر باشد.

• 

• ۲. سبک U باز و بسته

  این سبک چیدمان (U باز) در اتاق کنفرانس به این صورت بوده که در وسط میز یک فضای خالی ایجاد می‌شود؛ به طوری که فرد می‌تواند به راحتی به چهار طرف حرکت کرده و با دیگران ارتباط برقرار کند. منظور از U بسته، در واقع همان میز مربعی شکل است.

• ۳. سالن اجتماعات

  سبک سالن اجتماعات برای اتاق‌های کنفرانس کلاسیک مناسب است. زمانی که نیاز به تعامل دو طرفه‌ کم‌تر باشد، اتاق کنفرانس را همچون سالن اجتماعات با طراحی کلاسیک طراحی خواهند کرد.

• ۴. سبک ضیافت

  این سبک طراحی عمدتاً در مواقعی کارآمد است که بخواهید از سالن همایش برای پذیرایی میهمانان استفاده نمایید. معمولاً در این سبک طراحی از ۵ میز با ظرفیت ۸ نفر به دور هر یک استفاده می‌کنند.

• ۵. سبک کلاس

  در این سبک، اتاق کنفرانس را همچون یک کلاس درس طراحی خواهند کرد. معمولاً این سبک طراحی برای سخنرانی‌های طولانی گزینه مناسبی است.

• اصول طراحی سالن کنفرانس و همایش

  طراحی سالن کنفرانس و همایش باید به شیوه‌ای صورت بگیرد که تمامی نیازهای کاربران را پوشش دهد. در ادامه، مهم‌ترین اصولی که باید در طراحی این دسته از اتاق‌ها رعایت شوند را مورد بررسی قرار خواهیم داد:

  ۱. توجه به ابعاد اتاق کنفرانس

  ابعاد اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که افراد در اتاق احساس راحتی کنند. به عنوان مثال، اگر تعداد نفرات در جلسات همواره کمتر از ۱۰ نفر است، ابعاد کوچک‌تر برای اتاق مطلوب‌تر خواهد بود. علاوه بر این، اتاق کنفرانس باید در محلی دور از رفت‌وآمد سایر افراد قرار گیرد. همچنین، ابعاد سالن باید به شیوه‌ای باشد که بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت‌وآمد آسان برای افراد فراهم شود.

۲. توجه به کاربرد اتاق کنفرانس

به بیان ساده، می‌توان اتاق کنفرانس را به دو دسته بزرگ و کوچک تقسیم‌بندی کرد. اگر نیاز به اتاقی برای کفتگوی مدیر و کارمند، یا تماس کارکنان با فروشندگان و مشتریان دارید، به اتاق جلسه با ابعاد کوچک همچون یک باجه تلفن که مکان مناسبی برای مکالمات شخصی ۱ به ۱ است، نیاز خواهید داشت. در این اتاق به حداقل مبلمان اداری نیاز خواهید داشت.

۳. انتخاب مبلمان استاندارد با رنگ مناسب

تجهیزات سالن کنفرانس باید طراحی استاندارد و ارگونومیک داشته باشند. علاوه بر این، باید به رنگ میز و صندلی کنفرانس و هماهنگی آن با تناژ رنگ موجود در سالن نیز دقت کنید. استفاده از رنگ‌های روشن، می‌تواند اتاق کنفرانس را بزرگ‌تر نشان دهد.

۴. میز کنفرانس ارگونومیک

استفاده از میز و صندلی کنفرانس با طراحی ارگونومیک روی سلامت جسمانی افراد، افزایش تمرکز و بهره‌وری، بهبود روابط و تعاملات و ایجاد یک محیط حرفه‌ای کمک شایانی خواهد کرد. برای استفاده از مدل‌های مختلف میز کنفرانس باید به اصول زیر دقت داشته باشید:

• میز کنفرانس باید ارتفاع استانداردی داشته باشد؛ به گونه‌ای که افراد در حالت طبیعی بتوانند از آن استفاده نمایند.
• سطح میز باید صاف و بدون انعکاس نور باشد.
• میز باید به صورتی در اتاق قرار گیرد که ارتباط و دید مناسب میان شرکت‌گنندگان برقرار باشد.

نکته: شما عزیزان می‌توانید از مدل‌های متنوع میز کنفرانس مدرن موجود در ساجیران دیدن کرده و متناسب با نیاز خود بهترین گزینه را انتخاب نمایید.

۵. صندلی کنفرانس ارگونومیک

برای انتخاب صندلی کنفرانس نیز باید یک سری موارد در نظر قرار گیرند:

• ارتفاع صندلی باید به گونه‌ای باشد که کف پای فرد به طور کامل روی زمین قرار گیرد و انوها زاویه ۹۰ درجه داشته باشند.
• صندلی کنفرانس مورد نظر باید مجهز به پشتی قابل تنظیم باشد تا گودی کمر را حمایت کند و زاویه آن قابل تغییر باشد.
• صندلی کنفرانس باید با استفاده از مواد تنفس‌پذیر تولید شده باشد تا بتواند از تعریق جلوگیری نماید.
• صندلی‌ها در اتاق کنفرانس باید طوری چیده شوند که افراد فضای کافی برای حرکت داشته باشند.
• وجود قابلیت‌هایی مانند چرخش ۳۶۰ درجه، تنظیم ارتفاع و پشتی برای صندلی کنفرانس ضروری خواهد بود.

نکته: در فروشگاه ساجیران انواع مختلف صندلی کنفرانس با طراحی منحصربه‌فرد و ارگونومیک قابل سفارش است.

۶. سایر اصول طراحی اتاق کنفرانس

• اگر در محیط نور طبیعی به طور کافی وجود ندارد، از سیستم نورپردازی قوی و استاندارد استفاده کنید.
• استفاده از مواد جاذب صدا برای جلوگیری از اکو و نویز مهم است.
• از فضای موجود برای حداکثر کارایی، استفاده بهینه کنید.
• تجهیزات سالن کنفرانس باید باهم هماهنگ و سازگار باشند.
• مسیرهای مناسب برای افراد با عدم وجود محدودیت‌های حرکتی طراحی کنید.

مراحل راه اندازی سالن کنفرانس

برای راه‌اندازی سالن کنفرانس، باید مراحل زیر طی شوند:

1. ارزیابی نیازها و ظرفیت: حداکثر تعداد شرکت‌کنندگان، سبک جلسه مورد نظر (ارائه یا بحث) و تجهیزات مورد نیاز را تعیین کنید.
2. انتخاب سبک چیدمان: در این مرحله، بر اساس نوع جلسه و فضایی که در اختیار دارید، نوع چیدمان میز و صندلی تعیین شود.
3. انتخاب مبلمان: تجهیزات سالن کنفرانس با طراحی ارگونومیک خریداری شوند.
4. طراحی نورپردازی: ترکیبی از نور طبیعی و مصنوعی را در سالن اجرا کنید.
5. تجهیزات صوتی و تصویری: پروژکتور، میکروفون و کابل‌های مورد نیاز را نصب نمایید.
6. اتصال اینترنت: از اتصال اینترنت قوی و تعداد کافی پریز برق اطمینان حاصل کنید.
7. آزمایش و رفع اشکال: قبل از برگزاری اولین جلسه، یک بار تجهیزات و سیستم‌ها را آزمایش کرده و مشکلات موجود را شناسایی و آن‌ها را برطرف کنید.

نکات مهم در طراحی سالن همایش و اتاق کنفرانس

در بخش‌های قبلی با تجهیزات سالن کنفرانس آشنا شدیم. علاوه بر توضیحاتی که ارائه شد، رعایت نکات زیر نیز می‌تواند به بهبود طراحی اتاق‌های کنفرانس کمک شایانی کند:

• اگر فضای اتاق کنفرانس روشن است، از تجهیزات با رنگ روشن استفاده نکنید؛ چرا که منجر به بروز مشکل در ویدیو کنفرانس خواهد شد.
• اتاق‌های مرکزی شرکت برای کنفرانس گزینه مناسبی نیستند.
• پیشنهاد می‌شود که اتاق کنفرانس تا حد امکان دیوار شیشه‌ای نداشته باشد؛ چرا که اتاق کنفرانس محلی برای برگزاری جلسات مهم و خصوصی است. علاوه بر این، امکان انعکاس صدا از طریق شیشه نیز وجود دارد؛ در نتیجه صدای فرد صحبت‌کننده به خوبی به دیگران نخواهد رسید.
• برای راحتی و سلامت افراد حاضر در اتاق کنفرانس، از مبلمان ارگونومیک استفاده کنید.
• در صورت نیاز، در اتاق کنفرانس سیستم‌های امنیتی نظیر دوربین‌های مداربسته نصب نمایید.
• تجهیز سالن به سیستم‌های مدرن و هوشمند می‌تواند روی بهبود طراحی اتاق کنفرانس تأثیر مثبت داشته باشد.
• طراحی سالن کنفرانس باید به صورتی انجام شود که امکان ارتقای تجهیزات آن در آینده وجود داشته باشد.

بیشتر بخوانید: رنگ‌آمیزی دفتر کار اداری نقش مهمی در هویت برند مجموعه دارد، برای آشنایی با اصول آن مقاله بهترین رنگ برای دفتر کار را مطالعه نمائید.

نتیجه‌گیری

در این مقاله به طور جامع با نحوه طراحی و تجهیز اتاق کنفرانس آشنا شدیم. با رعایت اصول طراحی، انتخاب تجهیزات سالن کنفرانس ارگونومیک و استفاده از خدمات حرفه‌ای، می‌توان فضایی ایجاد نمود که نیازهای کاربران را به بهترین شیوه ممکن پوشش دهد و منجر به افزایش بهره‌وری در جلسات شود.

• ساجیران؛ مجری و طراح سالن کنفرانس + ارائه‌دهنده تجهیزات سالن کنفرانس

  شرکت ساجیران از جمله پیشگامان در طراحی و تجهیز سالن‌های کنفرانس و همایش به حساب می‌آید. این شرکت با ارائه خدمات مشاوره، طراحی و تجهیز سالن کنفرانس، نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها به وجود فضایی مناسب برای برگزاری جلسات را به بهترین شکل ممکن پوشش می‌دهد. شایان ذکر است که تجهیزات پیشرفته و طراحی حرفه‌ای تیم ساجیران، تضمین‌کننده کیفیت و کارایی بالای سالن کنفرانس خواهد بود. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون تجهیزات اداری و طراحی دکوراسیون اداری و دریافت مشاوره، می‌توانید همین حالا با کارشناسان ساجیران تماس حاصل کنید.

سوالات متداول

مهم ترین ویژگی اتاق کنفرانس مناسب چیست؟

اتاق کنفرانس باید فضایی آرام و بی صدا داشته باشد. هیاهو و صدا می تواند باعث حواس پرتی و از دست رفتن تمرکز شود. علاوه بر این، از مهم ترین ویژگی های این اتاق می توان به شرایط روشنایی، تهویه مناسب، زاویه دید خوب نسبت به صفحه نمایش، ارتفاع مناسب میز و راحتی میز و صندلی اشاره کرد.

صندلی های اتاق کنفرانس از چه جنسی هستند؟

این که چه مواد اولیه ای برای صندلی کنفرانس خود انتخاب می کنید بسیار مهم است. اغلب برای اتاق های کنفرانس بسیار مجلل از مبلمان و صندلی های چرمی استفاده می شود. اما به طور کلی در بسیاری از سالن های کنفرانس، چرم بازیافتی و ترکیب شده با وینیل به چشم می خورد. این نوع چرم ها نیز همان ظاهر و حس چرم طبیعی را القا می کنند که البته به مرور زمان کیفیت خود را از دست می دهند.

دلایل تجهیز سالن کنفرانس چیست؟

وقتی شرکت کنندگان جلسه زیاد می شوند، کنترل جلسه نیز سخت شده و اینجاست که یک سیستم کنفرانس کارآمد و مجهز به شدت مورد نیاز شما خواهد بود. سیستمی که بتواند با وجود تجهیزات گسترده و کاربردی، شما را در مدیریت جلسه یاری نماید.

چه مواردی در قیمت نهایی تجهیز سالن کنفرانس تاثیر دارند؟

تخمین قیمت تجهیزات سالن کنفرانس به فاکتورهای زیادی از جمله تعداد کنسول های میکروفون، قابلیت رای گیری، تعداد دوربین های به کار رفته، تعداد نمایشگرها، نوع میز و صندلی ها، متراژ سالن و برند تجهیزات بستگی دارد.

آیا خرید از سایت ساجیران به صرفه است؟

به دلیل اهمیت اتاق کنفرانس، مجموعه های متعددی اقدام به فروش تجهیزات آن کرده اند. اما در این زمینه، ساجیران از مجموعه های پرتلاشی است که با بیش از ۲۸ سال سابقه در حوزه تولید و فروش انواع تجهیزات اتاق های کنفرانس، توانسته از بسیاری از رقبای خود پیشی بگیرد.