گالری ما

اطلاعات تماس

دیزاین اتاق کنفرانس

فرض کنید که جلسه مهمی با افراد داخل شرکت خود دارید؛ اما به دلیل عدم فضای کافی برای تمام افراد، صدای شما حتی به افراد میانه سالن هم نرسد. این موضوع قطعا می توانید آینده کاری شما را دچار مشکل کند؛ اما آیا می دانستید که اگر اتاق کنفرانس داشته باشید، تمامی این مشکلات حل می شود؟

اصولا مهمترین تصمیمات شرکت ها در جلسات بزرگ و جدی گرفته می شود؛ از همین رو باید حتما به فکر تجهیز اتاق کنفرانس باشید. اتاق کنفرانس جایی است که تمامی جلسات مهم در آن انجام می شود. اما موضوع این جا است که تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟ برای پاسخ به سوال، این مقاله از ساجیران را مطالعه کنید.

اتاق کنفرانس چیست؟

شاید با خود بگویید که اصلا اتاق کنفرانس چیست؟ اتاق کنفرانس با دیگر اتاق ها چه فرقی دارد؟ در پاسخ باید بگوییم که اتاق کنفرانس هم مانند دیگر اتاق های عادی است؛ اما تجهیزات و ویژگی های خاص آن، وجه تمایزی بین اتاق کنفرانس و دیگر قسمت ها ایجاد می کند. اتاق کنفرانس یکی از فضاهای مهم در هر شرکتی است که نقش موثری در تعیین آینده شرکت دارد.

از طرفی تصمیمات مهم و سری در این اتاق اتخاذ می گردد؛ از همین رو باید در طراحی آن، دقت فوق العاده زیادی داشته باشید. همچنین توجه کنید که به دلیل پذیرایی مهمان ها و افراد مهم در این اتاق، حتما امکانات و تجهیزات فوق العاده پیشرفته ای را باید برای آن تهیه کنید.

لازم به ذکر است که وجود اتاق کار در شرکت، از شلوغی و هرج و مرج های اضافی جلوگیری می کند. بنابراین شما می توانید به راحتی و در هر شرایطی، از میهمانان مهم خود در این اتاق پذیرایی کنید.

آیا اتاق کنفرانس همان اتاق جلسات است؟

بسیاری از افراد اتاق جلسات را با اتاق کنفرانس یکسان می دانند؛ این در حالی است که با توجه به معنا و مفهوم یکسان آن ها، باز هم تفاوت هایی بین این دو اتاق وجود دارد. اتاق جلسه، در واقع اتاق های بسیار کوچکی هستند که برای چهار تا شش نفر استفاده می شوند. در مقابل اتاق کنفراس بسیار بزرگتر از اتاق جلسه است و افراد بیشتری را هم در خود جای می دهد.

افراد از اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی بزرگ استفاده می کنند. در این اتاق مکان مخصوصی برای سخنرانی یک نفر در جهت آموزش یا ارائه مطلبی تعبیه شده است. در صورتی که اتاق جلسه بیشتر برای مدیران داخلی که برای کار های روزمره نیاز به هماهنگی دارند، استفاده می گردد. توجه کنید که بسیاری از تجهیزات اتاق کنفرانس، در اتاق جلسه هم تعبیه می شود.

تجهیزات اتاق کنفرانس

تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟

با توجه به اهمیت اتاق کنفرانس و تفاوت آن با قسمت های دیگر شرکت، قطعا باید ویژگی های اتاق کنفرانس خاص تر باشد. برای آن که بتوانید بهترین و استاندارترین اتاق کنفرانس را طراحی کنید، باید تمامی کارها را بر اساس برنامه ریزی و نظم خود انجام دهید.

نکات مهمی برای طراحی اتاق کنفرانس وجود دارد که باید حتما به آن توجه کنید. این که اتاق دارای وای فای است یا این که امکانات صوتی و تصویری آن چگونه طراحی می شود، جزو نکات مهمی است که در این بخش به آن ها می پردازیم. بنابراین اگر می خواهید اتاق کنفرانس شما کاملا استاندارد باشد، حتما به موارد زیر توجه کنید:

ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس

ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس یکی از مهمترین مشخصه های اتاق کنفرانس است. ابعاد این اتاق باید به گونه ای طراحی شوند که برای افراد داخل سالن جای مناسبی را ایجاد کند. به این صورت که اگر تعداد نفرات در جلسات، بیشتر از 10 نفر باشد، باید ابعاد کوچکتری را استفاده کنید. اما برای کسانی که جلسات پر تعدادی را برگذاری می کنند، باید سالن بزرگتری را برای این کار اختصاص دهید.

توجه کنید که بهترین و مدرن ترین اتاق را برای کنفرانس انتخاب کنید. همچنین توجه داشته باشید که اتاق کنفرانس، باید جایی به دور از رفت و آمد افراد باشد. همچنین ابعاد باید به گونه ای طراحی شوند که افراد در زمان های طولانی مدت خستگی احساس نکنند. ابعاد سالن باید به شکلی انتخاب شود که بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت و آمد آسان هم وجود داشته باشد.

سیستم صوتی اتاق کنفرانس

دومین ویژگی مهمی که باید حتما به آن توجه کنید، سیستم صوتی اتاق کنفرانس است. به طور کلی سیستم صوتی به کار گرفته شده در اتاق کنفرانس در سه دسته زیر قرار می گیرد:

ویدئو کنفرانس: یکی از مهمترین تجهیزات در اتاق کنفرانس مدرن، استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس است. بر اساس این سیستم، فرد می تواند به راحتی در حین صحبت کردن، تصاویر مربوط را روی صفحه نمایشگر بزرگ داخل اتاق به اشتراک بگذارد. همچنین در حال حاضر این امکان هم فراهم شده است که به طور مستقیم از راه دور هم امکان کنترل روی صفحه وجود داشته باشد.

سیستم رای گیری: بسیاری از اوقات در جلسات مهم و تقریبا شلوغ، نیاز به رای گیری از تمامی اعضا می شود؛ اما به دلیل کمبود وقت و عدم رای گیری آسان، این کار زمان زیادی را صرف می کند. بنابراین با وجود سیستم رای گیری، افراد می توانند بدون نیاز به کاغذ و اخذ رای، به طور الکترونیکی رای خود را ثبت کنند.

سیستم صوتی اتاق کنفرانس: در تمامی اتاق های کنفرانس، حتما از میکروفون استفاده می شود؛ چرا که افراد ممکن است که در هنگام جلسه، نظرات خود را ارائه کنند. این کار هم تنها از راه میکروفون اتاق کنفرانس انجام می شود. بنابراین حتما این تجهیزات صوتی را فراموش نکنید.

مبلمان اتاق کنفرانس

قطعا اگر افراد حاضر در جلسه، احساس راحتی روی صندلی کنفرانس نداشته باشند، نمی توانند تصمیمات درستی را هم بگیرند. بسیاری از افراد برای خرید مبلمان اتاق کنفرانس، فقط به زیبایی آن ها توجه می کنند؛ در حالی که راحتی و مسئله ارگونومی مبلمان، موضوع مهمتری است.

البته منظور ما این نست که شما مبلمان های زیبا را انتخاب نکنید؛ اما از ویژگی های خاص و استانداردهای آن هم غافل نشوید. از طرفی حتما در انتخاب رنگ صندلی، به تناژ رنگ موجود در سالن دقت کنید. مثلا برای محیط های فاقد روشنایی، استفاده از مبلمان های کرم رنگ گزینه مناسبی است. همچنین حتما باید به محل قرارگیری مبلمان اداری را هم توجه کنید.

انتخاب مبلمان اتاق کنفرانس

میز کنفرانس

اصولا افراد قرار است که دور میز کنفرانس مشغول صحبت و بحث شوند، از همین رو باید ابعاد میز را هم به صورت استاندارد و بر اساس تعداد افراد انتخاب کنید. به طور کلی میز کنفرانس در وسط سالن قرار می گیرد و صندلی ها با فاصله استاندارد از هم هستند. توجه کنید که ابعاد استاندارد برای هر دو نفر حدود 130 سانتی متر است. البته میزان راحتی صندلی ها را باید بر اساس میز و فضای سالن تعیین کنید.

رنگ مناسب برای اتاق کنفرانس

رنگ بندی اتاق کنفرانس هم عامل مهمی در تجهیز اتاق کنفرانس محسوب می شود. اصولا باید بین رنگ دیوارها و پرده ها با مبلمان همخوانی وجود داشته باشد. همچنین اگر می خواهید اتاق شما بزرگتر و روشن تر جلوه دهد، بهتر است که رنگ روشن را برای فضا استفاده کنید. همچنین اگر اتاق بزرگ و روشنی دارید، استفاده از رنگ های تیره هم جلوه جذابی را به محیط هدیه می دهد.

نورپردازی اتاق کنفرانس

نورپردازی یکی از مهمترین عوامل تاثیر گذار در روحیه و عملکرد افراد است. اگر شما نور کافی را در فضا ایجاد نکنید، باعث ایجاد کسالت و خستگی افراد حاضر در جلسه می شوید. اگر در فضای اطراف شما نور طبیعی وجود دارد، می توانید با استفاده از پارتیشن های شیشه ای نور محیط را بیشتر کنید.

از طرفی اگر نور طبیعی به طور کافی وجود نداشته باشد، باید سیستم نورپردازی قوی و استانداردی را نصب کنید. در حال حاضر انواع چراغ های سقفی و دیواری برای این کار وجود دارد که فضای اتاق را به طور اثر بخشی روشن و پر انرژی می کند.

نورپردازی اتاق کنفرانس

تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس

گاهی اوقات در هنگام جلسات مجبور به فکس نامه یا ارتباط تصویری با شخص خاصی می شوید؛ از همین رو باید حتما در اتاق کنفرانس از تجهیزات مختلفی از جمله درگاه تلفن و وای فای، انواع لپ تاپ، پرینتر و دستگاه فکس هم استفاده کنید.

همچنین وجود بردهای هوشمند هم برای ذخیره اطلاعات به صورت فایل دیجیتال هم امری ضروری محسوب می شود. بنابراین بهتر است که برای هر فرد، مانیتور و دستگاه های مربوطه را قرار دهید.

نباید های طراحی اتاق کنفرانس

علاوه بر موارد مهم و ضروری در تجهیز اتاق کنفرانس، بهتر است که به نکات زیر هم توجه کنید:

  • با توجه به برگذاری جلسات مهم و خصوصی در اتاق کنفرانس، بهتر است که از دیوارهای شیشه ای استفاده نکنید. همچنین جدای از این مورد، به دلیل انعکاس صدا از طریق شیشه، صدای فرد صحبت کننده به خوبی به دیگران نمی رسد.
  • اگر فضای اتاق روشن است، دیگر از تجهیزات روشن استفاده نکنید؛ چرا که باعث بروز مشکل در ویدئو کنفرانس می شود.
  • به هیچ عنوان از اتاق های مرکزی شرکت برای کنفرانس استفاده نکنید.

تجهیزات اتاق کنفرانس را از کجا بخریم؟

با توجه به اهمیت طراحی دکوراسیون اتاق کنفرانس، بیشتر افراد به دنبال بهترین کیفیت تجهیزات از جمله مبلمان و میز کنفرانس هستند؛ از همین رو ما در این مقاله، ساجیران را به عنوان یکی از بهترین شرکت های اجرای دکوراسیون اداری معرفی می کنیم.

این شرکت ارائه کننده انواع لوازم اداری از جمله مبلمان و صندلی است که به شما در تزئیین اتاق کنفرانس کمک می کند. شما می توانید برای مشاهده انواع محصولات این شرکت، به وبسایت ساجیران مراجعه کنید.

جان کلام

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین مکان ها در هر شرکت است؛ از همین رو باید به شکل کاملا خاص و استاندارد طراحی شود. امروزه بسیاری از تولیدی ها دست به ساخت انواع تجهیزات مربوط به دکوراسیون داخلی اداره زده اند. اما اگر به دنبال کیفیت و زیبایی بالای محصولات هستید، حتما روی کمک فروشگاه ساجیران حساب کنید.

 

امتیاز شما به این مقاله

ارسال نظر

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.