تجهیزات لازم برای طراحی اتاق کنفرانس + بایدها و نبایدهای طراحی

فرض کنید که جلسه مهمی با افراد داخل شرکت خود دارید؛ اما به دلیل عدم فضای کافی برای تمام افراد، صدای شما حتی به افراد میانه سالن هم نرسد. این موضوع قطعا می‌توانید آینده کاری شما را دچار مشکل کند؛ اما آیا می‌دانستید که اگر اتاق کنفرانس داشته باشید، تمامی این مشکلات حل می شود؟

اصولا مهمترین تصمیمات شرکت‌ها در جلسات بزرگ و جدی گرفته می شود؛ از همین رو باید حتما به فکر تجهیز اتاق کنفرانس باشید. اتاق کنفرانس جایی است که تمامی جلسات مهم در آن انجام می شود. اما موضوع این جا است که تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟ برای پاسخ به سوال، این مقاله از ساجیران را مطالعه کنید.

آشنایی با اتاق کنفرانس

اصول طراحی اتاق کنفرانس در طی سال ها تغییر زیادی نکرده است اما با این وجود، هنوز طراحی این اتاق بسیار مهم و حائز اهمیت می باشد. اتاق کنفرانس یکی از مهم ترین بخش های یک مکان اداری محسوب می شود.

سیستم این اتاق را معمولا گروه های متخصص در این حوزه تامین می کنند. ساده ترین اتاق های کنفرانس متشکل از چندین میکروفون ثابت شده روی میز هستند. در نتیجه تجهیز سالن کنفرانس یکی از دغدغه های اصلی مدیران است. در ادامه به بررسی انواع سیستم کنفرانس و مواردی از این قبیل می پردازیم.

طراحی و چیدمان سالن کنفرانس چگونه است؟

از اصلی ترین تجهیزات سالن کنفرانس می توان به یک میز بزرگ در قسمت وسط اتاق اشاره کرد. حد فاصله صندلی ها از جوانب مهم است و باید به گونه ای باشد که حضار در تمام طول جلسه احساس راحتی داشته باشند.

شکل و طراحی میزی که در اتاق کنفرانس قرار می گیرد کاملا به طول و عرض اتاق و تعداد حضاری که انتظار دارید در آن سالن حضور یابند، بستگی دارد. عوامل دیگری نظیر سلیقه طراح و کارفرما، نوع کاربری و تعداد صندلی ها نیز در طراحی و چیدمان سالن های کنفرانس تاثیرگذار می باشند.

برای اتاق کنفرانس، کدام نوع میز مناسب تر است؟

میز کنفرانس از مهم ترین تجهیزات کنفرانس به شمار می رود. این نوع میز در دو نوع دایره ای و مستطیلی در بازار وجود دارد. میز کنفرانس مستطیلی از نمونه های کلاسیک و پرکاربرد محسوب می شود که با وجود طراحی قدیمی همچنان مورد استفاده بسیاری از ادارات و سازمان ها قرار می گیرد.

از آن جا که این دسته از میزها صفحه ای بزرگ و پهن دارند، برای برگزاری کلاس های آموزشی کارکنان مناسب هستند. البته برخی از میزهای مستطیلی از اجزای کوچک تری نیز تشکیل شده اند به طوری که می توانید با توجه به فضای اتاق و تعداد افراد، ابعاد میز را تغییر دهید.

اما همانطور که پیش تر گفتیم، از دیگر تجهیزات اتاق جلسات می توان به میزهای دایره ای اشاره کرد. این نوع میزها انتخاب مناسبی برای اتاق های کنفرانس کوچک یا مربعی محسوب می شوند. میزهای کنفرانس دایره ای به منظور راحتی افراد در هنگام نشستن، تنها دارای یک پایه در مرکز صندلی هستند.

همچنین این میزها در مقایسه با نمونه های پیشین دید مناسب و بیشتری از حاضران در جلسه را در اختیار شما قرار می دهند. این موضوع سبب شده تا در اتاق های کنفرانس بزرگ نیز از این میزها در هر ابعادی استفاده شود تا حضار علاوه بر ارتباط کلامی، چهره یکدیگر را نیز به خوبی ببینند.

سبک های چیدمان اتاق کنفرانس

اتاق کنفرانس یکی از فضاهای مهم در هر شرکت و سازمانی است از این رو طراحی و تجهیز سالن کنفرانس بسیار حائز اهمیت می باشد. این اتاق یک فضای معمولی نیست بلکه جلسات مهمی در آن برگزار شده و تصمیمات سرنوشت سازی در آن اتخاذ می گردد. در واقع این مکان نقش تعیین کننده ای در آینده و سرنوشت شرکت ایفا می کند.

اتاق کنفرانس باید دارای یک فضای ایده آل همراه با امکانات، فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای تمامی افراد حاضر در جلسه باشد. به علاوه سبک های متفاوتی از چیدمان این اتاق نیز وجود دارد که در مدرن بودن آن تاثیر به سزایی دارد. سبک های چیدمان اتاق کنفرانس شامل موارد زیر می باشد:

• سبک هیئت مدیره: این سبک خیلی کم تر از دیگر سبک ها استفاده می شود. در این نوع چیدمان، مدیران ارشد در قسمت بالای میز اصلی می نشینند. همچنین میز مستطیلی یا بیضی با فضایی با ظرفیت ۲۵ نفر از رایج ترین مدل میز برای این سبک از اتاق کنفرانس می باشد.
• سبک u بسته: شاخصه این سبک، وجود فضای خالی در وسط میز می باشد. تجهیزات اتاق کنفرانس در این سبک به صورتی است که به شخص اجازه می دهد تا به راحتی به چهار طرف حرکت کرده و بتواند با دیگران ارتباط برقرار کند.
• سالن اجتماعات: این سبکی است که برای یک کنفرانس کلاسیک در نظر گرفته می شود. این مدل برای موقعیت هایی که نیاز به تعامل دو طرفه کم تر است، مناسب می باشد.

اتاق کنفرانس چیست؟

شاید با خود بگویید که اصلا اتاق کنفرانس چیست؟ اتاق کنفرانس با دیگر اتاق ها چه فرقی دارد؟ در پاسخ باید بگوییم که اتاق کنفرانس هم مانند دیگر اتاق های عادی است؛ اما تجهیزات و ویژگی های خاص آن، وجه تمایزی بین اتاق کنفرانس و دیگر قسمت ها ایجاد می کند. اتاق کنفرانس یکی از فضاهای مهم در هر شرکتی است که نقش موثری در تعیین آینده شرکت دارد.

از طرفی تصمیمات مهم و سری در این اتاق اتخاذ می گردد؛ از همین رو باید در طراحی آن، دقت فوق العاده زیادی داشته باشید. همچنین توجه کنید که به دلیل پذیرایی مهمان ها و افراد مهم در این اتاق، حتما امکانات و تجهیزات فوق العاده پیشرفته ای را باید برای آن تهیه کنید. لازم به ذکر است که وجود اتاق کار در شرکت، از شلوغی و هرج‌و‌مرج های اضافی جلوگیری می کند. بنابراین شما می توانید به راحتی و در هر شرایطی، از میهمانان مهم خود در این اتاق پذیرایی کنید.

آیا اتاق کنفرانس همان اتاق جلسات است؟

بسیاری از افراد اتاق جلسات را با اتاق کنفرانس یکسان می دانند؛ این در حالی است که با توجه به معنا و مفهوم یکسان آن‌ها، باز هم تفاوت‌هایی بین این دو اتاق وجود دارد. اتاق جلسه، در واقع اتاق‌های بسیار کوچکی هستند که برای چهار تا شش نفر استفاده می‌شوند. در مقابل اتاق کنفراس بسیار بزرگتر از اتاق جلسه است و افراد بیشتری را هم در خود جای می دهد.

افراد از اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی بزرگ استفاده می کنند. در این اتاق مکان مخصوصی برای سخنرانی یک نفر در جهت آموزش یا ارائه مطلبی تعبیه شده است. در صورتی که اتاق جلسه بیشتر برای مدیران داخلی که برای کار های روزمره نیاز به هماهنگی دارند، استفاده می‌گردد. توجه کنید که بسیاری از تجهیزات اتاق کنفرانس، در اتاق جلسه هم تعبیه می شود.

تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟

با توجه به اهمیت اتاق کنفرانس و تفاوت آن با قسمت های دیگر شرکت، قطعا باید ویژگی های اتاق کنفرانس خاص تر باشد. برای آن که بتوانید بهترین و استاندارترین اتاق کنفرانس را طراحی کنید، باید تمامی کارها را بر اساس برنامه ریزی و نظم خود انجام دهید.

نکات مهمی برای طراحی اتاق کنفرانس وجود دارد که باید حتما به آن توجه کنید. این که اتاق دارای وای‌فای است یا این که امکانات صوتی و تصویری آن چگونه طراحی می شود، جزو نکات مهمی است که در این بخش به آن ها می پردازیم. بنابراین اگر می‌خواهید اتاق کنفرانس شما کاملا استاندارد باشد، حتما به موارد زیر توجه کنید:

۱. بر اساس ابعاد اتاق کنفرانس

ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس یکی از مهمترین مشخصه‌های اتاق کنفرانس است. ابعاد این اتاق باید به گونه ای طراحی شوند که برای افراد داخل سالن جای مناسبی را ایجاد کند. به این صورت که اگر تعداد نفرات در جلسات، بیشتر از ۱۰ نفر باشد، باید ابعاد کوچکتری را استفاده کنید. اما برای کسانی که جلسات پر تعدادی را برگذاری می کنند، باید سالن بزرگتری را برای این کار اختصاص دهید.

توجه کنید که بهترین و مدرن‌ترین اتاق را برای کنفرانس انتخاب کنید. همچنین توجه داشته باشید که اتاق کنفرانس، باید جایی به دور از رفت و آمد افراد باشد. همچنین ابعاد باید به گونه‌ای طراحی شوند که افراد در زمان‌های طولانی مدت خستگی احساس نکنند. ابعاد سالن باید به شکلی انتخاب شود که بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت و آمد آسان هم وجود داشته باشد.

۲. سیستم صوتی اتاق کنفرانس

دومین ویژگی مهمی که باید حتما به آن توجه کنید، سیستم صوتی اتاق کنفرانس است. به طور کلی سیستم صوتی به کار گرفته شده در اتاق کنفرانس در سه دسته زیر قرار می گیرد:

• ویدئو کنفرانس: یکی از مهمترین تجهیزات در اتاق کنفرانس مدرن، استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس است. بر اساس این سیستم، فرد می‌تواند به راحتی در حین صحبت کردن، تصاویر مربوط را روی صفحه نمایشگر بزرگ داخل اتاق به اشتراک بگذارد. همچنین در حال حاضر این امکان هم فراهم شده است که به طور مستقیم از راه دور هم امکان کنترل روی صفحه وجود داشته باشد.
• سیستم رای گیری: بسیاری از اوقات در جلسات مهم و تقریبا شلوغ، نیاز به رای گیری از تمامی اعضا می شود؛ اما به دلیل کمبود وقت و عدم رای گیری آسان، این کار زمان زیادی را صرف می کند. بنابراین با وجود سیستم رای گیری، افراد می توانند بدون نیاز به کاغذ و اخذ رای، به طور الکترونیکی رای خود را ثبت کنند.
• سیستم صوتی اتاق کنفرانس: در تمامی اتاق های کنفرانس، حتما از میکروفون استفاده می‌شود؛ چرا که افراد ممکن است که در هنگام جلسه، نظرات خود را ارائه کنند. این کار هم تنها از راه میکروفون اتاق کنفرانس انجام می‌شود. بنابراین حتما این تجهیزات صوتی را فراموش نکنید.

۳. مبلمان اتاق کنفرانس

قطعا اگر افراد حاضر در جلسه، احساس راحتی روی صندلی کنفرانس نداشته باشند، نمی‌توانند تصمیمات درستی را هم بگیرند. بسیاری از افراد برای خرید مبلمان اتاق کنفرانس، فقط به زیبایی آن‌ها توجه می کنند؛ در حالی که راحتی و مسئله ارگونومی مبلمان، موضوع مهمتری است.

البته منظور ما این نست که شما مبلمان های زیبا را انتخاب نکنید؛ اما از ویژگی‌های خاص و استانداردهای آن هم غافل نشوید. از طرفی حتما در انتخاب رنگ صندلی، به تناژ رنگ موجود در سالن دقت کنید. مثلا برای محیط‌های فاقد روشنایی، استفاده از مبلمان‌های کرم رنگ گزینه مناسبی است. همچنین حتما باید به محل قرارگیری مبلمان اداری را هم توجه کنید.

۴. میز کنفرانس

اصولا افراد قرار است که دور میز کنفرانس مشغول صحبت و بحث شوند، از همین رو باید ابعاد میز را هم به صورت استاندارد و بر اساس تعداد افراد انتخاب کنید. به طور کلی میز کنفرانس در وسط سالن قرار می گیرد و صندلی ها با فاصله استاندارد از هم هستند. توجه کنید که ابعاد استاندارد برای هر دو نفر حدود ۱۳۰ سانتی متر است. البته میزان راحتی صندلی‌ها را باید بر اساس میز و فضای سالن تعیین کنید.

۵. رنگ مناسب برای اتاق کنفرانس

رنگ بندی اتاق کنفرانس هم عامل مهمی در تجهیز اتاق کنفرانس محسوب می‌شود. اصولا باید بین رنگ دیوارها و پرده‌ها با مبلمان همخوانی وجود داشته باشد. همچنین اگر می خواهید اتاق شما بزرگتر و روشن تر جلوه دهد، بهتر است که رنگ روشن را برای فضا استفاده کنید. همچنین اگر اتاق بزرگ و روشنی دارید، استفاده از رنگ‌های تیره هم جلوه جذابی را به محیط هدیه می‌دهد.

۶. نورپردازی اتاق کنفرانس

نورپردازی یکی از مهمترین عوامل تاثیر گذار در روحیه و عملکرد افراد است. اگر شما نور کافی را در فضا ایجاد نکنید، باعث ایجاد کسالت و خستگی افراد حاضر در جلسه می شوید. اگر در فضای اطراف شما نور طبیعی وجود دارد، می‌توانید با استفاده از پارتیشن های شیشه‌ای نور محیط را بیشتر کنید.

از طرفی اگر نور طبیعی به طور کافی وجود نداشته باشد، باید سیستم نورپردازی قوی و استانداردی را نصب کنید. در حال حاضر انواع چراغ‌های سقفی و دیواری برای این کار وجود دارد که فضای اتاق را به طور اثر بخشی روشن و پر انرژی می کند.

۷. تجهیزات الکترونیکی اتاق کنفرانس

گاهی اوقات در هنگام جلسات مجبور به فکس نامه یا ارتباط تصویری با شخص خاصی می‌شوید؛ از همین رو باید حتما در اتاق کنفرانس از تجهیزات مختلفی از جمله درگاه تلفن و وای‌فای، انواع لپ‌تاپ، پرینتر و دستگاه فکس هم استفاده کنید.

همچنین وجود بردهای هوشمند هم برای ذخیره اطلاعات به صورت فایل دیجیتال هم امری ضروری محسوب می شود. بنابراین بهتر است که برای هر فرد، مانیتور و دستگاه های مربوطه را قرار دهید.

نباید های طراحی اتاق کنفرانس

علاوه بر موارد مهم و ضروری در تجهیز اتاق کنفرانس، بهتر است که به نکات زیر هم توجه کنید:

• با توجه به برگذاری جلسات مهم و خصوصی در اتاق کنفرانس، بهتر است که از دیوارهای شیشه ای استفاده نکنید. همچنین جدای از این مورد، به دلیل انعکاس صدا از طریق شیشه، صدای فرد صحبت کننده به خوبی به دیگران نمی رسد.
• اگر فضای اتاق روشن است، دیگر از تجهیزات روشن استفاده نکنید؛ چرا که باعث بروز مشکل در ویدئو کنفرانس می شود.
• به هیچ عنوان از اتاق‌های مرکزی شرکت برای کنفرانس استفاده نکنید.

تجهیزات اتاق کنفرانس را از کجا بخریم؟

با توجه به اهمیت طراحی دکوراسیون اتاق کنفرانس، بیشتر افراد به دنبال بهترین کیفیت تجهیزات از جمله مبلمان و میز کنفرانس هستند؛ از همین رو ما در این مقاله، ساجیران را به عنوان یکی از بهترین شرکت‌های اجرای دکوراسیون اداری معرفی می کنیم.

این شرکت ارائه کننده انواع لوازم اداری از جمله مبلمان و صندلی است که به شما در تزئیین اتاق کنفرانس کمک می کند. شما می‌توانید برای مشاهده انواع محصولات این شرکت، به وبسایت ساجیران مراجعه کنید.

جان کلام

اتاق کنفرانس یکی از مهمترین مکان‌ها در هر شرکت است؛ از همین رو باید به شکل کاملا خاص و استاندارد طراحی شود. امروزه بسیاری از تولیدی‌ها دست به ساخت انواع تجهیزات مربوط به دکوراسیون داخلی اداره زده‌اند. اما اگر به دنبال کیفیت و زیبایی بالای محصولات هستید، حتما روی کمک فروشگاه ساجیران حساب کنید.

سوالات متداول

مهم ترین ویژگی اتاق کنفرانس مناسب چیست؟

اتاق کنفرانس باید فضایی آرام و بی صدا داشته باشد. هیاهو و صدا می تواند باعث حواس پرتی و از دست رفتن تمرکز شود. علاوه بر این، از مهم ترین ویژگی های این اتاق می توان به شرایط روشنایی، تهویه مناسب، زاویه دید خوب نسبت به صفحه نمایش، ارتفاع مناسب میز و راحتی میز و صندلی اشاره کرد.

صندلی های اتاق کنفرانس از چه جنسی هستند؟

این که چه مواد اولیه ای برای صندلی کنفرانس خود انتخاب می کنید بسیار مهم است. اغلب برای اتاق های کنفرانس بسیار مجلل از مبلمان و صندلی های چرمی استفاده می شود. اما به طور کلی در بسیاری از سالن های کنفرانس، چرم بازیافتی و ترکیب شده با وینیل به چشم می خورد. این نوع چرم ها نیز همان ظاهر و حس چرم طبیعی را القا می کنند که البته به مرور زمان کیفیت خود را از دست می دهند.

دلایل تجهیز سالن کنفرانس چیست؟

وقتی شرکت کنندگان جلسه زیاد می شوند، کنترل جلسه نیز سخت شده و اینجاست که یک سیستم کنفرانس کارآمد و مجهز به شدت مورد نیاز شما خواهد بود. سیستمی که بتواند با وجود تجهیزات گسترده و کاربردی، شما را در مدیریت جلسه یاری نماید.

چه مواردی در قیمت نهایی تجهیز سالن کنفرانس تاثیر دارند؟

تخمین قیمت تجهیزات سالن کنفرانس به فاکتورهای زیادی از جمله تعداد کنسول های میکروفون، قابلیت رای گیری، تعداد دوربین های به کار رفته، تعداد نمایشگرها، نوع میز و صندلی ها، متراژ سالن و برند تجهیزات بستگی دارد.

آیا خرید از سایت ساجیران به صرفه است؟

به دلیل اهمیت اتاق کنفرانس، مجموعه های متعددی اقدام به فروش تجهیزات آن کرده اند. اما در این زمینه، ساجیران از مجموعه های پرتلاشی است که با بیش از ۲۸ سال سابقه در حوزه تولید و فروش انواع تجهیزات اتاق های کنفرانس، توانسته از بسیاری از رقبای خود پیشی بگیرد.

منبع:

www.archiproducts.com

www.wayfair.com