یکی از اصلیترین فضاهای یک مجموعه اداری، اتاق جلسات است که میتواند در پیشبرد اهداف کاری نقش بسیار مهمی را ایفا نماید. این اتاق میتواند یک مکان مناسب برای برقراری ارتباط قویتر، تبادل ایدهها، تصمیمگیریهای سرنوشتساز و انعقاد قراردادهای کلان باشد. با توجه به اهمیت اتاق جلسات، باید به زیبایی، نحوه چیدمان، انتخاب مبلمان مناسب، تجهیزات پیشرفته و همچنین ایجاد فضایی راحت و کاربردی توجه ویژه شود. اگر علاقهمندید که با اصول طراحی اتاق جلسات آشنا شوید و اطلاعات بیشتری در این مورد به دست آورید، از شما دعوت میکنیم که در ادامه این مقاله با ساجیران همراه باشید.
اهمیت اتاق جلسات در محیطهای اداری
برای اتخاذ تصمیمات مهم و استراتژیک در هر سازمانی به یک محیط مناسب به منظور تبادل نظر و گفتوگو نیاز خواهد بود؛ اتاق جلسات میتواند این بستر را به خوبی فراهم کند. به بیان دیگر، هر اندازه محیط اتاق جلسات مناسبتر باشد، به همان اندازه افراد حاضر در اتاق احساس راحتی، تمرکز و انگیزه بیشتری برای مشارکت فعالانه خواهند داشت. اتاق جلسات در تقویت تصویر حرفهای شرکت نیز تأثیر بسیار زیادی دارد.
زمانی که مشتریان، شرکا یا سرمایهگذاران در این فضا حضور مییابند، به صورت ناخودآگاه برداشتهای مهمی از نظم، سازماندهی و همچنین ارزشهای سازمان پیدا خواهند کرد؛ در نتیجه طراحی اتاق جلسات به صورت اصولی و استفاده از تجهیزات مناسب، میتواند بخشی از استراتژی موفقیت یک کسبوکار به شمار رود. جهت آشنایی با اصول و مراحل طراحی سالن همایش، مقاله طراحی سالن کنفرانس را در سایت ساجیران مطالعه نمائید.
اصول طراحی اتاق جلسات
در زمان طراحی اتاق جلسات باید به نکات و اصول مختلفی توجه کرد که در ادامه با آنها آشنا خواهیم شد:
۱. فضا و مقیاس اتاق جلسات
ابعاد اتاق جلسات باید متناسب با تعداد افرادی که معمولاً در جلسات شرکت میکنند، در نظر گرفته شود. در کل، فضای اتاق جلسات باید به شیوهای باشد که افراد بتوانند به راحتی حرکت کنند و با هم تعامل داشته باشند؛ بدون این که احساس پراکندگی بیش از اندازه یا احساس خفگی و تنگی در اتاق به آنها دست دهد.
۲. نورپردازی اصولی اتاق کنفرانس
نورپردازی صحیح یکی از مهمترین اصولی است که در زمان طراحی دکوراسیون داخلی مد نظر قرار میگیرد. نور طبیعی در اتاق جلسات میتواند انرژی بیشتری به افراد حاضر در اتاق انتقال دهد و موجب افزایش احساس پویایی در محیط شود. ترکیب نورپردازی طبیعی با مصنوعی به ویژه در ساعات عصر یا در مکانهای بدون پنجره، میتواند روشنایی کافی را فراهم آورد؛ در نتیجه نمیتوان تنها به نور طبیعی بسنده کرد؛ به عنوان مثال، چراغهایی با قابلیت تنظیم شدت نور، گزینه خوبی هستند.
۳. عایق صوتی اتاق جلسات در محیط اداری
یکی دیگر از اصول طراحی اتاق جلسات، توجه به کیفیت صوت است. عایقبندی صحیح دیوارها، دربها و پنجرهها میتواند از ورود یا خروج صدا جلوگیری نماید و سبب ایجاد فضایی آرام برای تمرکز و گفتوگو شود.
۴. سیستم تهویه مطبوع در اتاق کنفرانس
هر اندازه دما و سیستم تهویه محیط مناسبتر باشد، افراد در طی جلسات طولانی احساس راحتی بیشتری خواهند داشت؛ تهویه نامناسب میتواند موجب کاهش تمرکز افراد شود.
۵. چیدمان استاندارد و انعطافپذیر تجهیزات اتاق کنفرانس
چیدمان میز و صندلی بر اساس نوع جلسه (رسمی، کارگاهی، مشاورهای و…) میتواند متفاوت باشد. در نتیجه، استفاده از مبلمان انعطافپذیر با قابلیت جابهجایی در چنین شرایطی کمککننده خواهد بود.
۶. رنگآمیزی مناسب اتاق جلسات
رنگها میتوانند بر روحیه و عملکرد ذهنی افراد تأثیر مستقیم بگذارند. آبی روشن، خاکستری، سبز زیتونی یا کرم از جمله رنگهای ملایمی هستند که میتوانند موجب ایجاد احساس آرامش و تمرکز شوند. اگر میخواهید یک محیط متعادل ایجاد کنید، پیشنهاد میشود از ترکیب رنگهای خنثی در کنار رنگهای انرژیبخش استفاده نمایید.رجهت آشنایی با کاربرد ماربل شیت در فضای اداری، مقاله ماربل شیت چیست را مطالعه نمائید.
تجهیزات اتاق جلسات
هر یک از بخشهای محیط اداری، نیازمند تجهیزات مخصوص به خود است. در ادامه، با مهمترین تجهیزات اتاق جلسات و همچنین تجهیزات مهمی که در بخشهای دیگر محیط اداری نظیر اتاق مدیریت به آن نیاز پیدا خواهید کرد، آشنا میشویم:
۱. مبل اداری
مبل اداری از جمله تجهیزات ضروری برای فضاهای جانبی اتاق جلسات نظیر ناحیه انتظار یا محل استراحت کوتاه شرکتکنندگان به حساب میآید. با انتخاب مبلهایی شیک و راحت در رنگبندی متناسب با سایر اجزای دکوراسیون، شاهد تأثیر به سزای آن بر برداشت اولیه مخاطبان از سازمان خواهید بود. در زمان انتخاب مبل اداری، نیاز است که به کیفیت متریال و ارگونومی این مبلها توجه داشته باشید تا بتوانید مبلهایی راحت با دوام بالا را خریداری کنید. برای دریافت مشاوره رایگان خرید مبل اداری میتوانید با کارشناسان مجموعه ساجیران تماس بگیرید.
۲. میز کنفرانس
میز کنفرانس، مرکز اصلی اتاق جلسات به حساب میآید. یک میز کنفرانس باکیفیت دارای فضای کافی برای تمامی شرکتکنندگان در جلسه برای قرار دادن اسناد، لپ تاپ و سایر وسایل بدون مزاحمت برای فرد دیگر خواهد بود. شما عزیزان میتوانید در مجموعه ساجیران به انواع مدلهای میز کنفرانس شامل میز مذاکره، میز کنفرانس قابل توسعه و همچنین میز کنفرانس مدولار دسترسی داشته باشید.
۳. میز مدیریت
میز مدیریت ضمن کاربرد در اتاق مدیریت، میتواند در اتاق کنفرانس نیز کاربرد داشته باشد. در برخی جلسات نیاز به حضور مدیران یا سخنرانان برجسته وجود دارد و این میز در چنین شرایطی اهمیت زیادی پیدا خواهد کرد. به طور معمول میزهای مدیریت ابعاد بزرگتر و رسمیتری دارند. میزهای مدیریت ساجیران به شیوهای طراحی شدهاند که احساس نظم و اقتدار را منتقل میکنند و سبب دوچندان شدن اهمیت جلسه میشوند. جهت خرید میز مدیریت با کیفیت مناسب طراحی اتاق جلسات از مدلهای موجود در مجموعه ساجیران دیدن نمائید.
۴. صندلی کنفرانسی
یکی از مواردی که باید در طراحی اتاق جلسات مد نظر داشته باشیم، تجهیزات این اتاق است. صندلیهای کنفرانسی از جمله اصلیترین تجهیزات در کنار میز کنفرانس محسوب میشوند که باید از لحاظ طراحی، کاملاً ارگونومیک باشند. انواع صندلی کنفرانسی ارگونومیک موجود در مجموعه ساجیران، به خوبی از کمر و ستون فقرات حمایت خواهند کرد و از قابلیت تنظیم ارتفاع یا شیب نیز بهرهمند هستند. برای مشاهده و خرید صندلی اداری در مدلهای مخلتلف مناسب انواع کاربری در فضای اداری از وب سایت مجموعه ساجیران دیدن نمائید.
۵. جلو مبلی
جلو مبلیها ضمن زیباسازی فضا، محلی برای قرار دادن وسایل پذیرایی، بروشورها، کاتالوگها و… نیز محسوب میشوند. با انتخاب جلو مبلیهایی در طرحهای ساده و متناسب با دکوراسیون فضا، میتوان حرفهای بودن محیط را دو چندان کرد.
۶. صندلی مدیریت
صندلی مدیریت نیز یکی دیگر از مهمترین تجهیزات اداری به حساب میآید که راحت، مقاوم و با ابعاد استاندارد طراحی شده است. این صندلیها با طراحی رسمی و حرفهای خود، جایگاه مدیریتی و اهمیت جلسه را برجسته خواهند کرد.
تفاوت اتاق جلسات و سالن کنفرانس
با وجود شباهتهای ظاهری، بین اتاق جلسات و سالن کنفرانس یک سری تفاوتها بین این دو وجود دارد. به طور معمول از عنوان «اتاق جلسات» برای فضاهایی استفاده میشود که گروههای کوچکتر از ۳ الی ۲۰ نفر برای برگزاری جلسات داخلی، تصمیمگیریهای تیمی یا مذاکرات خصوصی گردهم میآیند. تجهیزات مورد استفاده در این اتاقها در مقایسه با سالنهای کنفرانس سادهتر و مناسب برای برگزاری جلسات کوچکتر است.
در مقابل، سالنهای کنفرانس برای برگزاری رویدادهای بزرگ نظیر سمینارها، کارگاههای آموزشی، همایشها و… با حضور تعداد زیادی از شرکتکنندگان کارایی دارند. به طور معمول سالنهای کنفرانس مجهز به سیستمهای صوتی و تصویری پیشرفته، ویدئو پروژکتورهای قدرتمند، صندلیهای تاشو یا متحرک و… هستند و امکان مدیریت همایشهای بزرگ را فراهم میکنند.
نتیجهگیری
در این مقاله با اصول طراحی اتاق جلسات و تجهیزات مورد نیاز آشنا شدیم. طراحی و تجهیز اصولی اتاق جلسات میتواند در موفقیت سازمان نقش بسیار مهمی را ایفا کند. این فضا باید به شیوهای طراحی شود که افراد در آن احساس راحتی، تمرکز و انگیزه کنند. از جمله مهمترین عواملی که میتوانند موجب افزایش بهرهوری جلسات شوند، انتخاب مبلمان مناسب، رعایت اصول نورپردازی، تهویه، چیدمان و بهرهگیری از تجهیزات مدرن است.
بیشتر بخوانید: جهت شناخت اصول و نحوه جیدمان مبلمان در فضای اداری، پیشنهاد میکنیم مقاله چیدمان مبلمان اداری را مطالعه نمائید.
ساجیران؛ ارائهدهنده خدمات طراحی دکوراسیون اداری و تخصصی اتاق جلسات یا سالن کنفرانس
مجموعه ساجیران با تکیه بر سابقه درخشان خود در زمینه طراحی و تجهیز فضاهای اداری، تخصص ویژهای در طراحی اتاق جلسات و سالنهای کنفرانس دارد. ساجیران با ارائه راهکارهایی خلاقانه، استفاده از تجهیزات باکیفیت و تیم طراحی مجرب، میتواند محیطهایی کارآمد، زیبا و الهامبخش برای سازمانهای مختلف ایجاد نماید. چنانچه قصد ارتقای فضای کاری خود یا ساخت اتاق جلسات مدرن و کاربردی را دارید، مجموعه ساجیران یک همراه مطمئن در این مسیر برای شما خواهد بود. برای کسب اطلاعات بیشتر و خرید مبلمان اداری میتوانید با کارشناسان ساجیران تماس حاصل نمایید.
