فایلینگ چیست؟ آشنایی با کاربردهای فایلینگ اداری

اهمیت فایلینگ اداری

امروزه، مدیریت اسناد و اطلاعات یکی از چالش‌های اصلی در اداره‌ها و محیط‌های کاری به حساب می‌آید. هر کسب‌وکار و سازمانی به منظور حفظ نظم، صرفه‌جویی در زمان و همچنین افزایش بهره‌وری، به یک سیستم کارآمد و مفید به منظور ذخیره‌سازی و سازماندهی اطلاعات نیاز دارد. یکی از ابزارهای کلیدی در این زمینه که توانسته تأثیر بسیار مهمی در ایجاد یک محیط کاری منظم و کارآمد بگذارد، فایلینگ اداری است. اگر علاقه‌مندید که بدانید فایلینگ چیست و اطلاعات بیشتری پیرامون این سیستم در محیط‌های اداری به دست آورید، در ادامه این مقاله با ساجیران همراه باشید. همچنین اگر جهت اجرای دکوراسیون مناسب دفترکار نیاز به مشاوره طراحی دکوراسیون اداری دارید، می توانید با کارشناسان مجموعه ساجیران تماس حاصل بفرمائید.

سیستم فایلینگ چیست؟

پیش از هرچیزی، باید بدانیم که منظور از سیستم فایلینگ چیست. فایلینگ، به مجموعه‌ای از ابزارها و فرایندهایی اشاره دارد که با هدف سازماندهی، ذخیره‌سازی و همچنین دسترسی راحت‌تر به اسناد و مدارک در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. به بیان دیگر، هدف اصلی فایلینگ اداری ایجاد نظم در محیط کار، افزایش بهره‌وری و همچنین صرفه‌جویی در زمان برای دسترسی به مدارک مورد نیاز است. با کمک یک سیستم فایلینگ درست و استاندارد، می‌توانید اسناد و مدارک مهم را به سهولت ذخیره و مدیریت نمایید.

کاربرد فایلینگ اداری

فایلینگ اداری در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف می‌تواند نقش بسیار موثری را ایفا نماید. از سازماندهی اسناد و مدارک گرفته تا مدیریت فضای کاری، با کمک فایلینگ صورت می‌گیرند. اگر قصد خرید کتابخانه و فایلینگ برای محیط اداری را دارید، در ادامه به تفکیک با کاربردهای این تجهیزات اداری آشنا خواهیم شد تا بتوانید تصمیم آگاهانه‌تری در خرید بگیرید:

۱. اسناد و مدارک خود را سازماندهی کنید

همان‌طور که گفته شد، با کمک این دسته از تجهیزات اداری می‌توان اسناد را سازماندهی نمود. برای دسترسی آسان‌تر به اطلاعات و مدارک مورد نیاز خود، می‌توانید اسناد و مدارک را بر اساس دسته‌بندی‌های مشخص سازماندهی نمایید.

۲. بهره‌وری را در محیط کاری افزایش دهید

تصور کنید که در یک روز شلوغ و پُر کار دنبال یکی از مدارک مهم می‌گردید و آن را پیدا نمی‌کنید؛ این اتلاف وقت نه تنها منجر به برهم زدن آرامش در محیط کاری می‌شود، بلکه سبب وقفه در کار و کاهش بهره‌وری نیز خواهد شد. بنابراین، با کاهش زمان مورد نیاز برای پیدا کردن اسناد و مدارک مهم، کارمندان در سازمان می‌توانند تمرکز بیشتری روی انجام وظایف اصلی خود داشته باشند و زمان زیادی برای پیدا کردن یک پرونده، سند یا حتی یک برگه هدر ندهند.

۳. امنیت اسناد مهم را تضمین کنید

فایلینگ اداری علاوه بر این که منجر به سازماندهی اسناد و مدارک می‌شود، به شما امکان می‌دهد تا بتوانید اسناد و مدارک حساس و مهم را در یک محیط امن نگهداری نمایید؛ به طوری که از دسترسی غیرمجاز به آن‌ها جلوگیری شود.

۴. فضای کاری را مدیریت کنید

از دیگر کاربردهای فایلینگ در محیط‌های اداری می‌توان به کاهش بی‌نظمی و استفاده بهینه از فضای اداری اشاره داشت.

انواع فایلینگ اداری

سیستم فایلینگ را می‌توان بر اساس معیارهای مختلف، به انواع گوناگونی دسته‌بندی نمود. کمدها، قفسه‌ها، کتابخانه‌ها و همچنین نرم‌افزارهای مدیریت (فایلینگ دیجیتال) از جمله سیستم‌های فایلینگ به حساب می‌آیند. در ادامه، دو مورد از مهم‌ترین و رایج‌ترین سیستم‌های فایلینگ را مورد بررسی قرار خواهیم داد:

۱. کمدهای فایلینگ

کمدهای فایلینگ نمونه‌ای از رایج‌ترین انواع فایلینگ به حساب می‌آیند که در مدل‌ها و اندازه‌های مختلف در فروشگاه ساجیران قابل خرید هستند. کمدهای مذکور می‌توانند شامل کشوهای مختلف برای نگهداری اسناد و مدارک باشند. این کمدها به علت طراحی‌های متنوع خود، قابل استفاده در انواع محیط‌های اداری خواهند بود. در فروشگاه ساجیران می‌توانید از این کمدها در مدل‌های متنوع اکتیو (Active)، فست (Fast)، کابانا (Cabana)، لیبرو (Libero)، پلاس (Plus)، کلاک (Clock)، مارس (Mars) و ایزی (Easy) دیدن فرمایید.

۲. کتابخانه‌های اداری

کتابخانه‌های اداری به منظور نگهداری از کتاب‌ها، مجلات، اسناد و مدارک مختلف در محیط‌های اداری کارایی دارند. در کل، می‌توان کتابخانه‌ها را در مدل‌های گوناگون دیواری، ماژولار یا ایستاده طراحی نمود. شما عزیزان می‌توانید از کتابخانه مدیریتی (کردنزا) در مدل‌های متنوع فست (Fast)، پارمو (Parmo)، روانا (Revana)، پارینی (Parini)، ریبرا (Ribera)، فلورا (Felora)، کابانا (Cabana)، لیبرو (Libero)، ونیزیا (Venizia)، مارسالا (Marsala)، پلاس (Plus)، کلاک (Clock) و مارس (Mars) دیدن فرمایید. همچنین‌ می‌توانید برای دریاقت مشاوره در رابطه با پیاده‌سازی سیستم فایلینگ اداری و خرید کتابخانه اداری با کارشناسان مجموعه ساجیران تماس حاصل بفرمائید.

مزایا فایلینگ اداری

فایلینگ و کتابخانه اداری، از جمله تجهیزات اداری کاربردی و مفید در محیط‌های اداری محسوب می‌شوند که مزیت‌های متعددی دارند. این تجهیزات به بهبود عملکرد سازمان و مدیریت بهتر اسناد و مدارک کمک شایانی خواهند کرد. در کل، می‌توانیم مهم‌ترین مزایای این تجهیزات را در موارد زیر خلاصه کنیم:

• با کمک فایلینگ زمان جستجو برای یافتن اسناد و مدارک مورد نیاز به طرز چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد.
• با استفاده از کتابخانه و فایلینگ با ابعاد و مدل مناسب، می‌توان در محیط کاری نظم و انضباط ایجاد نمود.
• فایلینگ‌های اداری نیاز به خرید زونکن‌های متعدد را از بین می‌برند.
• این تجهیزات ضمن کاهش هزینه‌های ناشی از مفقود شدن اسناد و از بین رفتن آن‌ها، سبب جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع نیز خواهند شد.
• افزایش راندمان کاری و سرعت کارکنان در انجام وظایف از دیگر مزیت‌های فایلینگ اداری است.
• فایلینگ و کتابخانه اداری به حفظ زیبایی و جلوگیری از به‌هم‌ریختگی ظاهر محیط کار نیز کمک می‌کند.

نکات خرید فایلینگ اداری

اگر تا این بخش از مقاله همراه ما بوده باشید، اکنون می‌دانید که فایلینگ در محیط‌های اداری مزیت‌های بسیار زیادی را به همراه می‌آورد. فراموش نکنید که خرید فایلینگ نادرست می‌تواند نتیجه عکس بدهد و برایتان دردسرساز باشد. به عنوان مثال، اگر فضای کاری شما کوچک است، نمی‌توان یک کمد فایلینگ بزرگ را در آن قرار داد؛ چرا که منجر به کوچک‌تر نشان دادن فضا شده و استفاده از چنین کمدی در این محیط غیرضروری است. بنابراین، توصیه می‌کنیم که پیش از خرید نکاتی که در ادامه مورد بررسی قرار می‌دهیم را مد نظر داشته باشید تا بتوانید متناسب با نیاز و بودجه خود بهترین گزینه را خریداری نمایید:

۱. توجه به حجم فایل‌ها و مدارک

پیش از ثبت سفارش، حجم مدارک و پرونده‌هایی که می‌خواهید سازماندهی کنید را مورد بررسی قرار دهید. با توجه به حجم مدارک مورد نظر، می‌توانید یک کمد یا کتابخانه با ابعاد مناسب را خریداری نمایید؛ به طوری که فضای زیادی را از محیط اشغال نکند.

۲.توجه به محل قرارگیری کمد فایلینگ

مورد بعدی که باید مد نظر قرار دهید، مختصات محل قرار گرفتن کمد فایلینگ است. ابعاد کمد فایلینگ باید با توجه به فضایی که در اختیار دارید تعیین شود؛ به طوری که پس از خرید کمد فضای کافی برای قرار دادن سایر تجهیزات و عبور و مرور در اتاق فراهم باشد. البته، اگر فضای اتاق بزرگ است، محدودیت چندانی در انتخاب کمد فایلینگ و کتابخانه اداری نخواهید داشت.

۳. توجه به یراق‌آلات و نوع قفل‌ها

باز و بسته شدن مکرر کمد و کشو، می‌تواند منجر به کاهش عمر مفید ریل و یراق‌آلات این دسته از تجهیزات اداری شود؛ بنابراین باید کمدها و کتابخانه‌هایی را انتخاب کنید که یراق‌آلات و قفل باکیفیتی دارند. همان‌طور که گفته شد، کمدهای فایلینگ وظیفه حفظ امنیت اسناد و مدارک مهم را نیز بر عهده خواهند داشت؛ در نتیجه باید از قفل باکیفیتی برخوردار باشند.

نتیجه‌گیری

فایلینگ اداری از جمله ابزارهای ضروری در محیط‌های کاری برای مدیریت و سازماندهی به اسناد و مدارک به حساب می‌آید که می‌تواند روی بهره‌وری و نظم در فضای اداری تأثیر به‌سزایی بگذارد. بنابراین، اگر قصد دارید که محیط کاری خود را به یک محیط منظم و حرفه‌ای تبدیل نمایید، بدون شک استفاده از سیستم فایلینگ و خرید تجهیزاتی نظیر کند فایلینگ و کتابخانه مدیریتی یا کردنزا را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

ساجیران؛ معتبرترین مرکز خرید کتابخانه و فایلینگ اداری

مجموعه ساجیران مفتخر است که به عنوان یکی از معتبرترین مراکز فروش و عرضه انواع تجهیزات اداری از جمله فایلینگ،کتابخانه و مبلمان اداری، بهترین و باکیفیت‌ترین محصولات را به شما همراهان گرامی با تضمین کیفیت و قیمت مناسب ارائه دهد. اگر علاقه‌مند به کسب اطلاعات بیشتر و بازدید از محصولات موجود در این مجموعه هستید، از شما دعوت می‌کنیم که همین حالا از فروشگاه ساجیران دیدن فرمایید.